V bratislavskom Volkswagene si firemné dokumenty začali elektronicky vymieňať pred viac ako desiatimi rokmi. Najprv len v rámci koncernu, neskôr aj s externými dodávateľmi, ktorých má firma v súčasnosti v systéme (funguje na báze štandardov EDI) vyše päťsto. Mesačne v ňom elektronicky spracuje 30- až 40-tisíc faktúr. „Pozitívne hodnotíme najmä rýchlosť spracovania, minimalizáciu chýb a úsporu nákladov na spracovanie dokumentov,“ uvádza hovorca fabriky Vladimír Machalík. No elektronizácia biznisovej komunikácie nie je dostupná len pre veľké podniky. K dispozícii sú i riešenia pre malé firmy či živnostníkov.
Tridsať sekúnd
V zásade možno rozlíšiť tri druhy elektronickej fakturácie. Po prvé, je funkciou systémov EDI (Electronic Data Interchange), ktoré umožňujú prenos všetkých podnikových dokumentov, čiže aj objednávok, dodacích listov, reklamácií či avíz o bankových úhradách. Sprostredkovateľ prenosu, takzvaný EDI operátor, od klientov inkasuje peniaze, no nie koncept elektronickej výmeny dát ako taký, ale za to, že táto výmena na základe ich záujmu prebieha v jeho sieti s pridanou hodnotou (garancia doručovania dokumentov, šifrovanie ich prenosu či ich dlhodobá archivácia).
EDI, ktorého počiatky siahajú do 80. rokov minulého storočia (čiže dávno pred štart projektu Batida), v súčasnosti využívajú automobilky, priemyselné podniky i obchodné reťazce. Okrem iných napríklad prevádzkovateľ veľkoobchodov Makro v Česku a Metro na Slovensku. „Cieľom je zredukovať množstvo papierových dokumentov, zdieľaných s našimi obchodnými partnermi, na minimum,“ hovorí manažérka logistiky pre informačné toky a dátovú integritu Barbora Cikánková. „Spracovanie papierovej faktúry môže skúsenému pracovníkovi trvať zhruba tridsať sekúnd. Ak však faktúra do systému doputuje elektronicky, potom je jej následné spracovanie od ľudského faktora úplne nezávislé.“
To, že firmy do elektronickej výmeny dát tlačia požiadavky odberateľov, dokumentuje príklad výrobcu alkoholických nápojov Imperator z Drietomej. „Boli sme nútení začať komunikovať týmto spôsobom s veľkými sieťami, Metrom či Tescom,“ spomína konateľ firmy Juraj Srnka. No s odstupom času sa nezdá, že by im to mal vyslovene za zlé. Hovorí, že očakávania z projektu sa splnili, oceňuje najmä minimalizáciu ľudského omylu.
Na EDI nabieha aj Coop Jednota Slovensko. Jej predseda Gabriel Csollár spomína, že sa o ňom začalo uvažovať v roku 2007: „Veľká časť našich dodávateľov ešte nie je na túto formu komunikácie pripravená a odsúva riešenie na neskôr.“ Projekt je o to zložitejší, že každá Jednota a logistické centrum (spolu ich je 35) v ňom vystupuje ako samostatný subjekt. V súčasnosti má Coop Jednota v systéme 29 centrálnych dodávateľov v rutinnej prevádzke a komunikáciu s ďalšími viac ako osemdesiatimi testuje.
Z Excelu do cloudu
Ďalšou formou e-fakturácie je tvorba účtovných dokladov v internom informačnom systéme, ich export (zvyčajne) do pdf formátu a rozosielanie e-mailom. Takto postupuje aj výrobca plastových okien Slovaktual. E- -faktúry v súčasnosti posiela sedemdesiatim tuzemským odberateľom, ku ktorým chce v budúcnosti pridať zákazníkov v Česku.
Slovaktual mesačne odošle šesťsto až sedemsto elektronických faktúr. Z dvojročných skúseností šéfka ekonomického oddelenia Mariana Žiaková vypichuje rýchlosť doručenia faktúry: „Odberateľ ju dostane prakticky v deň jej vystavenia.“ Taktiež sa podľa nej eliminovali prípady, keď sa faktúra odoslaná klasickou poštou stratí alebo sa omylom zašle inému zákazníkovi. A zjednodušila aj administratíva: „Faktúry nemusíme tlačiť, triediť, baliť do obálok, nosiť na poštu, evidovať osobitne ako odoslanú poštu. Čo, samozrejme, znamená úsporu času a nákladov.“
Súčasťou ekosystému elektronických faktúr sú tiež webové služby na ich jednoduchú tvorbu ako napríklad eFaktury.sk alebo iDoklad.cz. Líšia sa rozsahom funkcionality, ergonómiou obsluhy či poplatkovou politikou. Spája ich, že sú určené pre živnostníkov či malé firmy, ktoré nemajú vlastný účtovný softvér a faktúry robia v Exceli, na písacom stroji alebo dokonca ručne.
Z technologického hľadiska ide o službu na báze cloud computingu. Softvér beží na vzdialenom serveri v dátovom centre (napríklad iDoklad v Holandsku) a používateľ naň pristupuje cez webový browser. Martin Cígler, šéf firmy Cígler Software, ktorá vyvíja účtovné programy a je tiež autorom projektu iDoklad, hovorí, že o internetové fakturovanie nemá záujem len mladá generácia, ktorú Facebook naučil takéto riešenia akceptovať: „Ale i ľudia, od ktorých by som to nečakal – ktorí sa počítača skoro až boja.“ Pokiaľ ide o bezpečnosť uchovávaných dát, M. Cígler tvrdí, že neregistrujú prakticky žiadne pripomienky: „Ľudia asi explicitne predpokladajú, že ju riešime. A fakt je, že ju riešime.“©
