Jednoduchšie riadenie procesov je čoraz aktuálnejšou témou vo firmách, ktoré potrebujú flexibilne, ale najmä veľmi efektívne riadiť biznis aktivity. Jednou z možností, ako transparentne riadiť a monitorovať procesy vo firme je zavedenie Business Process Management riešení. Tie zjednodušujú spoluprácu systémov, ľudí, či spracovanie dát, pričom dohliadajú, aby boli všetky činnosti spracované v súlade so stanovenými postupmi a včas.
Čo očakávať od BPM riešení
BPM riešenia sú výhodné najmä pre väčšie spoločnosti a procesne orientované firmy, ktorým poskytujú niekoľko zásadných výhod:
- Informácie v reálnom čase
Nemusíme čakať na koniec mesiaca alebo kvartálu, aby sme získali informácie o činnostiach jednotlivých oddelení a ľudí. Podobne pri zákonnej požiadavke dodržania lehôt je pre manažment výhodne včas odhaliť úzke miesta a zabrániť vzniku prestojov. - Odhalenie úzkych miest
Nemôžeme riadiť a zlepšovať to, čo nevidíme. V spoločnostiach je väčšina každodenných biznis procesov neidentifikovaných, alebo nesprávne interpretovaných. Vhodná simulácia procesov dokáže včas identifikovať možné procesné problémy pri raste firmy a navrhnúť vhodnú úpravu. - Samostatné riadenie procesov, aj unikátnych
„Naše aktivity sú špecifické od prípadu k prípadu, a preto nedokážeme stanoviť univerzálny pracovný postup“, tvrdia manažéri, skeptickí voči BPM technológiám. V skutočnosti existuje len málo firiem, ktoré sa môžu pochváliť jednoduchými pracovnými postupmi. Väčšina procesov je robustných, poskytujúcim celú škálu postupov, ako riešiť daný prípad, a ešte väčší výber výnimiek. BPM technológie podporujú riadenie unikátnych postupov pomocou ad-hoc procesov. Ich výhodou je, že dokážu celý proces monitorovať a vyhodnotiť.
Kedy neuvažovať o BPM?
BPM riešenia nie sú liekom na všetko. Aby priniesli spoločnosti požadovaný prínos, je nevyhnutné začať od základov - vytvoriť vhodnú infraštruktúru, zabezpečiť bezproblémovú komunikáciu medzi externými a internými systémami, zmapovať kľúčové procesy a vytvoriť vyhovujúci systém pre ich riadenie.
Tu je niekoľko odporúčaní, v ktorých prípadoch sa do BPM riešení nepúšťať:
- Ak ste flexibilná spoločnosť
Nízka flexibilita je jedným z najzraniteľnejších miest väčších spoločností. Moderné BPM technológie umožňujú rýchlo meniť procesy a tieto zmeny jednotne nastaviť pre celú organizáciu. BPM projekt je však zbytočný pre firmy, ktoré dokážu rýchlo zaviesť zmeny v postupoch v celej spoločnosti. To sa týka predovšetkým IT systémov, ktoré sa stali neoddeliteľnou súčasťou práce. - Pokiaľ nie je vo firme priestor na zmeny
Každý nový systém prináša určité zmeny v spôsobe riadenia firmy, aj v každodenných činnostiach pracovníkov. Napriek tomu, že BPM systémy v konečnom dôsledku výrazne zjednodušia riadenie jednotlivých procesov, je to len technológia a tá očakáva, že sa jej ľudia musia v určitej miere prispôsobiť. Preto sa nevyhnete zmenám na všetkých úrovniach firmy. Pokiaľ nie je manažment pripravený interne presadiť niektoré zmeny vo firme, je projekt BPM už od začiatku odsúdený na slabý úspech. - Pokiaľ ste si pre projekt nezískali vlastných ľudí
Najzraniteľnejším bodom úspešnosti BPM riešenia sú samotní užívatelia. Takmer 51 % manažérov má negatívny postoj k procesným zmenám, a až 45% pracovníkov je málo ochotných zmeniť svoje návyky v prospech procesných zmien. 37,5% zamestnancov je skeptických voči akejkoľvek ďalšej iniciatíve na zmenu vo firme (1). Ak jedna zo strán nie je pozitívne naklonená k prepojeniu týchto dvoch brehov, nepúšťajte sa do toho. - Ak máte homogénne IT prostredie, alebo ho vôbec nepotrebujete
Pokiaľ firemné systémy fungujú ako homogénny systém, respektíve nie je potrebné, aby navzájom komunikovali, nemá zmysel investovať do BPM technológií. Investícia rovnako nemá zmysel, pokiaľ preferujete investovať do personálnych nákladov na pracovníkov, ktorí spracovávajú údaje pre jednotlivé systémy, namiesto jednorázovej investície do BPM projektu. - Ak sú procesy unikátne
Pre jednoduchšie riadenie majú firmy stanovené štandardné postupy, ako napríklad pri poskytovaní hypotekárnych úverov a podobne. Pokiaľ je stratégia firmy postavená na individuálnom posúdení každej zákazníckej žiadosti, je zbytočné len z dôvodu lepšej kontroly zaviesť BPM systém, ktorý pre každú zákazku stanoví jedinečný postup.
BPM riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou najmä v spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v spracovaní procesov v rámci firmy, ako aj pri spolupráci s veľkým počtom zákazníkov a obchodných partnerov. BPM riešenia sa stanú prirodzenou súčasťou firmy, ktorá bude spájať biznis s IT systémami. DATALAN, a.s., ako jedna z kľúčových inovačných spoločností v oblasti IT, má bohaté skúsenosti s procesne orientovaných riešeniami u popredných finančných spoločností na slovenskom trhu.
Potrebujete viac informácií? Informujte sa o vhodnom riešení pre Vašu firmu na www.swriesenia.sk.
