Typický pracovník v kancelárii po príchode do práce zapne počítač, spustí e-mailového klienta, internetový prehliadač, kalendár, prípadne ďalšie programy. Pozrie si novú poštu a na webe najnovšie správy.
Potom prechádza do podnikového informačného systému a hľadá údaje, ktoré potrebuje na zostavenie reportu pre šéfa či pre vlastnú orientáciu. Následne spúšťa textový editor, prípadne tabuľkový procesor.
Medzitým si spomenie, že musí zapísať pracovnú cestu, minimalizuje všetky otvorené okná a kliká na ikonu knihy jázd. Na obrazovke vládne chaos a pre veľké množstvo otvorených programov počítač prestáva reagovať pružne.
Efektívnejšiu prácu s dátami sľubujú podnikové softvérové portály. Tie zhromažďujú informácie z rôznych zdrojov a podľa nastavenia konkrétneho používateľa ich zobrazujú na jednotnú obrazovku. Môže ísť napríklad o poslednú doručenú poštu, prehľad najbližších pripomienok v kalendári, vybrané menové kurzy, ceny akcií či finančné ukazovatele firmy.
„Na to, aby som zistil, či mám novú poštu, nemusím otvárať e-mailového klienta, pretože ma to zdržiava. A napokon môžem zistiť, že aj tak novú poštu nemám,“ hovorí manažér pre softvérové riešenia Sun Microsystems Slovakia, s.r.o., Bratislava Václav Kraus.
Od intranetu k portálu
Mnohé firmy už majú v súčasnosti vybudované vnútropodnikové siete (intranety), ktoré informujú zamestnancov o aktuálnom dianí vo vnútri firmy a v ich biznise. Tieto intranety často obsahujú aj ďalšie informácie pre zamestnancov – napríklad interné smernice, telefónny zoznam, organizačnú štruktúru či aktuálne menu v podnikovej jedálni. Firemným intranetom riešil veľkú časť vnútropodnikovej komunikácie v minulosti aj Orange Slovensko, a.s., Bratislava. Operátor však pokračoval v budovaní riešenia, ktoré časom spojilo informačný systém pre zamestnancov so systémom pre starostlivosť o zákazníkov, finančným softvérom a predajnou sieťou.
Z intranetu tak vznikol portál, ktorý zhromažďuje informácie z rôznych aplikácií a poskytuje ich jednotlivým zamestnancom podľa individuálneho nastavenia a na jednu obrazovku. Okrem telefónneho zoznamu a všetkých interných dokumentov nájdu používatelia na portále napríklad dôležité informácie z jednotlivých oddelení alebo aplikáciu, ktorá slúži na evidenciu knihy jázd služobnými autami. Vedenie firmy si zase môže nechať zobrazovať z rôznych informačných systémov údaje potrebné na podporu rozhodovania.
„Kým cieľom intranetu je poskytnúť informácie z jedného miesta, hlavnou myšlienkou portálu je vybaviť z jedného miesta svoje úlohy,“ vysvetľuje riaditeľ divízie podnikových riešení Siemens Business Services, s.r.o., Bratislava Ivan Baľa.
Jedna cesta k viacerým zdrojom
Pre organizácie, ktoré disponujú rôznymi nekompatibilnými informačnými systémami, by mohli byť portály odpoveďou na integračné problémy. Myšlienka portálov však podľa manažéra správy informačných systémov Orangeu Jozefa Dankoviča nespočíva vo fyzickom spájaní systémov do jedného veľkého informačného kolosu na centrálnom mieste. „Ide o prepojenie dátových procesov,“ vysvetľuje. Znamená to, že používateľ má prístup k dátam z jednotlivých podnikových systémov cez jednotné rozhranie, pričom ani jednu aplikáciu nepotrebuje na svojom počítači spustiť.
- Nie je portál ako portál
Slovo portál sa stalo v posledných rokoch veľmi zaužívané. „Mnohé súčasné weby, ktoré si hovoria portály, sú iba statické stránky s množstvom liniek,“ poznamenáva Václav Kraus zo Sunu. Príkladom je Obcan.sk , ktorý zatiaľ takisto nespĺňa kritériá portálu. Marketingová manažérka Siemens Business Services Katarína Porubská preto nazýva Obcan.sk „informačným portálom“. Stránka bude uvedená do ostrej prevádzky až v októbri a v ďalších etapách rozvoja by sa mala rozšíriť o transakčné jadro a služby zamerané na adresnú komunikáciu občanov s úradmi. „Potom bude Obcan.sk spĺňať aj prísnejšie kritériá na definíciu portálu,“ dodáva K. Porubská. Príkladom portálového riešenia, ktorý zabezpečuje aj transakčné služby a pri ktorého vývoji bol aj Siemens, je napríklad Notar.sk.
Nemusí ísť pritom o prístup k surovým dátam, ale aj o zmysluplné informácie vydolované z dátového skladu nástrojmi pre biznis inteligenciu, ktoré sa zobrazia na obrazovke používateľa už vo forme grafu alebo tabuľky. „Môže to byť napríklad stav aktuálneho predaja v porovnaní s plánovaným alebo úroveň pohľadávok,“ približuje konzultant pre biznis riešenia Oraclu Slovensko, s.r.o., Bratislava Tibor Baranovič.
Takýmto spôsobom chcú uľahčiť zamestnancom prácu a zvýšiť ich produktivitu. Aby neustále neprepínali obrazovky a nebehali z jednej aplikácie do druhej.
Aj preto patria predpovede týkajúce sa portálových riešení v globálnom softvérovom priemysle v súčasnosti k tým svetlejším. Trh portálov rastie podľa agentúry Gartner medziročne o desiatky percent, zatiaľ čo celkový softvérový trh klesol vlani o 5 percent. Prieskum agentúry Forrester Research zase tvrdí, že viac ako tretina z 3 500 nimi respondovaných veľkých firiem plánuje implementáciu portálu.
Boom prichádza potichu
Na Slovensku zatiaľ veľa podnikových portálov nasadených nie je. TRENDOM oslovení dodávatelia nevedeli poskytnúť publikovateľné referencie. Iba tvrdili, že viaceré projekty majú rozpracované.
Podľa predstaviteľov Sunu nie je možné počet firemných portálov na Slovensku zistiť. „Aj keď má firma intranet, neznamená to, že majú dobre agregovaný obsah a že je to komfortné pre používateľov,“ spresňuje V. Kraus.
Portálové riešenie od dodávateľa bude čoskoro nasadzovať napríklad Slovenská sporiteľňa, a.s., Bratislava, no ani jej predstavitelia sa zatiaľ k tejto téme vyjadrovať nechceli.
Riaditeľ pre obchod a marketing v SAP Slovensko, s.r.o., Bratislava Peter Manda si myslí, že slovenský trh ešte nie je na portálové riešenia pripravený. Podľa neho ide stále „o pomerne novú vec“ a podobne ako pri iných nastupujúcich technológiách predpokladá, že prvými adoptérmi budú pobočky nadnárodných korporácií.
No napriek pomalému rozbehu portálov neopúšťa dodávateľov optimizmus. „Ak vychádzame zo skúseností z Česka, ročne môžeme [Sun] na Slovensku implementovať desať až pätnásť portálov,“ predpovedá V. Kraus. Podľa neho vývoj slovenského IT trhu kopíruje zhruba s ročným oneskorením vývoj v Českej republike, kde v súčasnosti už pracujú vo firmách desiatky portálov nasadených externými dodávateľmi.
Podľa predstaviteľov Sunu nie je možné úzko vymedziť cieľovú skupinu na nasadzovanie portálov. „Keďže ide o prístupový bod k službám cez internetové technológie, môže tento nástroj rovnako dobre využiť telekomunikačný operátor, banka, mestský magistrát alebo priemyselný podnik,“ uvažuje V. Kraus.
Marketingový manažér Oraclu Ondrej Holub si myslí, že portály nájdu najskôr uplatnenie v organizáciách generujúcich veľké množstvá informácií, ktoré je potrebné interne zdieľať alebo publikovať v internete. Okrem toho budú podľa neho portály zaujímavé aj pre možnosť integrácie podnikového aplikačného prostredia, ktoré je v slovenských firmách výrazne heterogénne.
Vlastnoručne alebo od dodávateľa?
Výraznou konkurenciou pre softvérových dodávateľov je však vnútropodnikový vývoj portálov. Niektoré organizácie dokážu budovať svoj portál vlastnými programátorskými kapacitami, prípadne v spolupráci s externým dodávateľom, ktorý zabezpečuje iba čiastkové časti vývoja. Podľa prieskumu agentúry Forrester týmto spôsobom realizuje portál až polovica veľkých organizácií, ktoré sa rozhodli pre portálové riešenie.
Na vlastné zdroje stavil aj Orange, hoci v čase, keď sa firma rozhodovala budovať portál, už existovali na trhu komerčné riešenia. „Vlastné kapacity sme pred externou dodávkou využili aj preto, lebo návratnosť investícií do internetových riešení nielen na slovenskom trhu nebola taká, ako sa vo všeobecnosti očakávalo,“ spomína J. Dankovič.
- Lídri tlačia ceny dole
Globálni dodávatelia softvéru Sun Microsystems, Microsoft, IBM, Oracle a SAP cítia v portáloch zriedkavý potenciál na inak deprimovanom trhu a každý z nich ponúka zákazníkom svoje vlastné riešenie. Okrem nich existuje viacero firiem, ktoré sa špecializujú takmer výhradne na portály. Príkladom je Epicentric a Plumtree Software.
Viac ako polovica dodávateľov portálov v nasledujúcich rokoch podľa agentúry Gartner zanikne, pretože sa nebude schopná vyrovnať s rastúcou konkurenciou a tlakom na ceny. Napríklad firma Plumtree špecializovaná na portály účtovala v roku 2001 za jednu implementáciu priemerne 100-tisíc USD (3,7 mil. Sk). Ale veľkí dodávatelia typu Oracle, Sun a IBM tlačia ceny dolu, pretože sa spolu s portálom snažia predať aj ďalší softvér, napríklad databázy a aplikačné servery. Výsledkom je, že ceny portálov sa začínajú v súčasnosti na hranici 10-tisíc USD (370-tisíc Sk).
Agentúra Forrester aj podľa toho usudzuje, že portálovému trhu budú v budúcnosti dominovať spoločnosti IBM, Oracle, Microsoft, Sun a BEA Systems. Hoci špecializované firmy získali stovky zákazníkov, veľké softvérové spoločnosti majú silnú zákaznícku základňu, ktorej môžu portály predávať, myslia si analytici Forresteru. Podľa nich budú musieť špecializovaní dodávatelia zmeniť svoju stratégiu a zamerať sa výhradne na malé a stredné firmy alebo úplne vymeniť produktové portfólio, napríklad vyrábať špeciálne nástroje a funkcie pre iné portály.
Aj v súčasnosti sa Orange snaží skôr zlepšiť kvalitu svojej súčasnej portálovej architektúry, ako nájsť dodávateľa kompletne nového riešenia. Tento rok operátor napríklad nasadil pre zvýšenie dostupnosti a výkonnosti databázového prostredia portálu technológiu Real Application Cluster od Oraclu.
Prieskumy naznačujú, že portály často nenaplnia veľké očakávania zákazníkov. Dodávatelia vidia jednu z hlavných príčin vo vlastnoručne vyvíjaných riešeniach.
„Pol roka firma niečo analyzuje a v druhom polroku programuje, aby po dvanástich mesiacoch konštatovala, že má pekné intranetovské stránky, ale bez minimálneho nárastu osobnej produktivity,“ konštatuje I. Baľa zo Siemensu. Pripúšťa, že niektoré interne vyvíjané portály môžu byť dobré. No s dodatkom, že „tak ako zanikli proprietárne systémy pre účtovníctvo, výrobu a skladové hospodárstvo, postupne zaniknú aj tieto snahy“.
Alternatívne riešenie
Obchodný manažér pre softvér firmy Anasoft APR, s.r.o., Bratislava Michal Ohrablo si myslí, že klasické portálové riešenia od zahraničných dodávateľov sú nateraz vzhľadom na cenu vhodné hlavne pre veľké nadnárodné korporácie. Pozornosť preto obracia na systémy na správu obsahu (content management system – CMS), ktoré by mali byť vďaka schopnosti integrácie s inými aplikáciami a dátovými zdrojmi výraznou podporou pri nasadzovaní portálu. „Riešenie postavené na CMS môže byť v slovenských podmienkach podstatne cenovo aj časovo efektívnejšie ako použitie produktov označených ako portály,“ myslí si M. Ohrablo.
Agentúra Gartner vo svojej vlaňajšej analýze vďaka týmto vlastnostiam CMS tiež predpovedá určitý stupeň ich konvergencie s portálmi. „Dodávatelia portálov pridávajú do svojich produktov základné funkcie z CMS, zatiaľ čo veľkí dodávatelia systémov pre správu obsahu predstavujú portálové produkty,“ hovorí správa Gartneru. Príkladom je produkt SharePoint od Microsoftu, ktorý bol pôvodne vyvinutý ako CMS nástroj, no v súčasnosti sa predáva ako portál.
Analytici očakávajú, že do konca roku 2004 mnohí dodávatelia portálov získajú alebo vybudujú riešenie správy obsahu. Portály sa budú obohacovať o CMS funkcie a nie naopak, pretože ich výrobcovia sú zvyčajne väčší ako dodávatelia CMS softvéru.
Navyše, správa obsahu by mala byť prirodzenou súčasťou portálu, pretože všetok obsah, ktorý portál sprístupňuje, musí byť určitým spôsobom vytváraný, vyberaný, štruktúrovaný, ukladaný a spravovaný.
Rozhoduje obsah a komfort
Hoci dopyt po podnikových portáloch vo svete rastie, očakávania zákazníkov napokon často naplnené nie sú. Agentúra Gartner tvrdí, že iba desať percent implementácií splnilo všetky vopred nastavené ciele a tretinu kvalifikovali respondenti ako čiastočne úspešné.
Dodávatelia to vysvetľujú príliš všeobecnými informáciami, ktoré portály obsahujú. Záujem zamestnancov o takýto portál je potom iba dočasný. Podľa I. Baľu sa však tvorcovia portálov často sústredia na poskytovanie čo najväčšieho množstva informácií. Neberú pritom ohľad na to, koľko z týchto informácií súvisí s podnikovými procesmi a do akej miery portál ponúka jedinečné nástroje na prácu.
Skúsenosti zahraničných firiem okrem toho hovoria, že vývoj portálu nie je jednoduchý, hoci dodávatelia predávajú do určitej miery pripravené riešenia. Na úspešné nasadenie rozsiahleho portálu je však potrené vyvinúť ďalšie nástroje, integrovať aplikačné dáta, pripraviť infraštruktúru a presvedčiť zamestnancov, aby nové možnosti využívali.
- Vnútorné a vonkajšie
Okrem interných portálov existujú aj vonkajšie internetové portály. Z technického hľadiska medzi nimi neexistujú rozdiely a podľa marketingového manažéra Oraclu Ondreja Holuba sa odlišujú iba cieľovou skupinou. „Ide najmä o to, aké informácie sú na nich zdieľané. Či sú určené pre interných zamestnancov a obsahujú väčšinou citlivé údaje alebo ide o externe publikované informácie pre zákazníkov a odberateľov,“ dodáva. Keďže moderné portálové riešenia umožňujú stanoviť prístup k jednotlivým informáciám, súborom, linkám a aplikáciám na základe používateľského profilu, nie je problém využívať jeden portál na prístup zákazníkov aj zamestnancov. Takto má svoje riešenie vybudovaný napríklad Český geologický ústav.
Podľa skúseností Sunu zákazníci zvyčajne začínajú s implementáciou intranetového portálu. „Keď k tomu získajú dôveru a zistia, že už nemusia nič dokupovať, veľmi rýchlo začnú robiť aj extranetové portály pre zákazníkov alebo partnerov,“ vysvetľuje manažér pre softvérové riešenia Václac Kraus. Dôležitým motívom pre budovanie internetového portálu je podľa neho často snaha sprístupniť zamestnancom informácie a služby na diaľku.
Opačný postup zvolili Slovenské telekomunikácie, a.s., Bratislava, ktoré tento rok spustili portál určený hlavne firemným zákazníkom. Ten im umožňuje na základe personifikácie využívať kolaboračné a adresárové služby a kalendár. Okrem toho sa používateľovi môže na obrazovke portálu zobraziť napríklad telefónny zoznam alebo informácie o kultúrnych podujatiach.
Softvérový dodávateľ Computer Associates (CA) si náročnosť implementácie podnikového portálu vyskúšal na vlastnej koži. Pri vlaňajšom nasadení predstavitelia firmy verili, že systém budú denne používať aspoň štyri pätiny z 2,5 tisíca ich zamestnancov.
Hoci dizajnéri portál obohatili okrem firemných správ o dopravné informácie a ďalšie podľa nich zaujímavé informácie, zamestnanci sa na portál pozreli, no viac sa nevrátili. Týždeň po spustení už prišlo za denne iba tridsať návštevníkov.
Firma, preto začala monitorovať, o aké informácie majú ľudia záujem, a tomu prispôsobovala obsah. V súčasnosti používa portál CA denne väčšina zamestnancov firmy. Nie je to však iba kvôli lepšiemu obsahu. Ľudí presvedčil hlavne prístup k nástrojom, ktoré im uľahčujú prácu.
Napríklad predajcovia šetria používaním portálu čas, ktorý im zaberie zhromažďovanie informácií o zákazníkovi. Tie sú roztrúsené v štrnástich rôznych zákazníckych databázach a nekompatibilných systémoch. Kým predtým zhromažďovali údaje o jednom zákazníkovi pol hodiny, v súčasnosti ich majú k dispozícii za desať sekúnd.
Používaním portálu vzniká dojem, že databázy boli integrované, hoci v skutočnosti bolo zjednotené iba rozhranie. Spojiť databázy do jednej centrálnej by podľa riaditeľa CA pre manažment informácií Marka Ellisa v skutočnosti trvalo dva roky.
Aby nemuseli prepínať
Podnikový portál by mal podľa dodávateľov integrovať všetky informácie a transakcie relevantné pre pozíciu prihláseného zamestnanca. „Vtedy sa portál stáva v ideálnom prípade jedinou pracovnou plochou používateľa,“ predpokladá I. Baľa zo Siemensu.
Takýto ideálny stav však nie je jednoduché dosiahnuť. Britský výrobca potravín a nápojov Cadbury Schweppes spustil podnikový zamestnanecký portál tento rok. Hoci ho používatelia prijali a začali používať, predstavitelia firmy pripúšťajú, že očakávania boli vyššie.
Riaditeľ ebiznis riešení Cadbury Schweppes Martin Stevens videl portál podobne, ako ho prezentujú dodávatelia. Teda ako jednotný prístup k rôznym aplikáciám a informáciám, vďaka ktorému používateľ nemusí hľadať na svojom počítači, internete alebo intranete aplikácie a údaje potrebné na prácu.
Cadbury Schweppes chce dosiahnuť, aby sa používateľ pri práci s počítačom vyhol neustálym prechodom medzi rôznymi prostrediami, napríklad SAP a Lotus Notes. Naplneniu tejto vízie však stoja v ceste technické problémy. Projekt portálu realizuje firma už dva roky a podľa M. Stevensa môže jeho úplné dokončenie trvať ešte ďalšie tri roky.
Foto – Miro Nôta, Siemens
