Ak sa spýtate správcov počítačov vo firmách, na čo sa im zamestnanci zvyknú sťažovať najviac, väčšina z nich zaradí na popredné miesta e-mail. Niet div, keď raz pošta vôbec nechodí, lebo „spadol“ server, inokedy regulárne správy končia medzi nevyžiadanou poštou alebo si treba neustále čistiť schránku, lebo kapacita mailového servera nestačí.
Mnohí naň nadávajú a niektoré firmy sa snažia dokonca jeho využívanie potlačiť, ale e-mail zostáva v dnešnom digitálnom svete jedným z kľúčových komunikačných nástrojov. Podľa štúdie Email Statistics od firmy The Radicati Group ľudia v práci denne prijmú a odošlú zhruba 120 mailov.
Starosti s vlastníctvom
V minulosti si podniky e-mailovú komunikáciu zvyčajne zabezpečovali samy. Museli vlastniť server a starať sa oň, ale napríklad aj zálohovať poštu a nastavovať antivírusovú a antispamovú ochranu. S príchodom cloudu, čiže využívania IT na diaľku, pri ktorom firma namiesto vlastníctva hardvéru a softvéru nakupuje IT vo forme služby, to však už nie je nevyhnutné.
Typická cloudová e-mailová služba je napríklad Gmail, ktorý mnohí používajú ako súkromnú e-mailovú schránku. Dnes sú však už k dispozícii aj profesionálne e-maily prispôsobené potrebám podnikateľov či firiem. Príkladom je služba Business Mail od firmy Orange, ktorá je súčasťou cloudových balíkov Office 365, ale najnovšie sa dá zakúpiť aj samostatne. Za mesačný poplatok 3,55 eura (bez DPH) na jedného používateľa si môžete zriadiť a prevádzkovať mailovú službu aj pod vlastnou doménou.
Zástancovia internej prevádzky e-mailu môžu argumentovať, že na vlastnom serveri sa dajú navoliť ľubovoľné funkcie, všetky dáta sú vo firme a kedykoľvek sa dá prejsť na nový systém. Prenos e-mailu do cloudu však firmu odbremeňuje od potreby nakupovať a prevádzkovať server, prípadne aj dátové úložisko na zálohovanie. A tiež oslobodzuje od častých konfigurácií a starostlivosti o serverový softvér, antivírus a antispam.
Vyšší štandard
Výhodou cloudového e-mailu nie je len bezúdržbovosť, ale – pri voľbe renomovaného poskytovateľa – aj rýchlosť, spoľahlivosť a komfort, akú by ste si sami zabezpečili iba ťažko. Navyše, používateľov potešia aj veľkorysé parametre, na aké pri internej prevádzke elektronickej pošty nemuseli byť zvyknutí. Orange dáva každému používateľovi na e-maily priestor 50 GB, pričom v rámci jednej správy sa dajú posielať prílohy veľkosti až 25 megabajtov.
Samozrejmosťou je možnosť pripojiť si podporované kópie Outlooku a používať tak na správu e-mailov aplikáciu, na ktorú sú ľudia zvyknutí. Okrem toho, k schránke môžu používatelia pristupovať aj cez webový prehliadač, pričom sa nemusia nič nové učiť, lebo rozhranie sa nelíši od plne vybaveného Outlook klienta v nainštalovaného v počítači.
K ďalším výhodám patrí možnosť mať poštu neustále poruke, keďže sa k nej dá pristupovať mobilne zo všetkých telefónov, na ktoré možno doručovať e-maily, vrátane zariadení Windows Phone, iPhone, Android a BlackBerry (Orange k službe Business Mail pribaľuje v rámci mesačného poplatku bezplatne k svojmu hlasovému paušálu aj 500 MB dát na prácu so službou Business Mail). Užitočná môže byť aj možnosť zdieľať a synchronizovať s kolegami nielen kalendár a kontakty, ale aj úlohy, delegovanie alebo informácie o obsadení konferenčných miestností.
Business Mail sa dá vyskúšať na mesiac zadarmo a môžete ju využívať nezávisle od toho, či máte alebo nemáte aktivované telekomunikačné služby od Orangeu.
