Produktivita na Slovensku a v Česku rastie len pomaly a zaostáva za európskym priemerom. Riešením pre náš región by mohla byť orientácia na priemysel s vyššou pridanou hodnotou, to však nejde zmeniť mávnutím čarovným prútikom. Druhou možnosťou je zefektívnenie práce. Tu však firmy často idú proti sebe, hovorí Ivan Sýkora, odborník na technológie pre firemnú spoluprácu zo spoločnosti Cisco. Majú totiž k dispozícii moderné nástroje, ktoré im umožňujú zvýšiť efektivitu, ale paradoxne ich nevyužívajú, upozorňuje.
Ako môžu firmy zvýšiť svoju efektivitu a produktivitu práce?
Pomerne rýchlo vieme napríklad ovplyvniť spôsob, akým spolupracujeme. Ako ukazujú rôzne prieskumy, hodiny trávime trebárs hľadaním informácií v e-mailoch. Ešte viac času strácame na neefektívnych poradách alebo cestou na stretnutia, ktoré by išlo vyriešiť rýchlejšie cez videokonferencie. Firmy by mali zvýšenie produktivity využívať moderné komunikačné technológie alebo si hoci i najať kouča, ktorý ich naučí efektívne spolupracovať alebo správne viesť porady.
Čo sú najčastejšie chyby pri spolupráci, pre ktorú strácame čas? Ako ich odstrániť?
Sú to najmä zbytočné alebo zle vedené porady. Vždy je dobré zvážiť, či sa vôbec má schôdzka konať alebo či existuje iný spôsob ako danú vec vyriešiť. Dnes existujú technológie, ktoré umožňujú nové spôsoby spolupráce. Ak napríklad použijete pri porade video, 40 % ľudí lepšie vstrebáva a chápe informácie a 73 % schôdzok sa končí rýchlejšie, než pri telekonferencii bez obrazu.
V prípade fyzického stretnutia je zásadná jeho príprava, preto s ňou počítajte vo svojom pláne. Každý by mal vedieť, čo sa od neho na porade očakáva. Stanovte si i cieľ porady a jej časový rámec a dodržte ich. S obsahom či cieľom porady zoznámte jej účastníkov vopred, výrazne sa tým urýchli jej priebeh. Moderné nástroje na spoluprácu umožňujú na tento účel zriadiť zvláštnu schránku či diskusné vlákno, kde sa dá i po konci schôdzky o téme diskutovať a mať všetko spolu na jednom mieste.
Čo si myslíte o používaní e-mailu pri spolupráci?
Má svoje opodstatnenie, nemal by sa však používať na spoluprácu na dokumentoch. Na to, aby na nich mohli pracovať všetci v tíme a zároveň aby vždy pracovali na aktuálnej verzii, sa e-mail použiť nedá. Riešením je využitie zdieľaných dokumentov napríklad v Office365 priamo v aplikácii nástroja na spoluprácu. Ak sa pozrieme napríklad na komunikáciu v Cisco Webex, tak tu stačí jeden klik a upravujete dokument. Rovnako tak môže na jeden klik v rovnaký čas upravovať súbor váš kolega. Navyše stále môžete mať spustené video, chat alebo prezentáciu a komunikovať s tímom. Integrácia kancelárskych nástrojov do komunikačného nástroja je obrovským prínosom pre efektívnejšiu spoluprácu.
Ponúkajú tieto nástroje aj vyššiu bezpečnosť?
Podľa analýzy spoločnosti Cisco komunikuje človek priemerne s viac ako 600 ľuďmi z 200 firiem. Také množstvo externej komunikácie si pritom často ani sami neuvedomujeme, ale rastie s tým bezpečnostné riziko. Preto by používané komunikačné technológie mali s týmto rizikom počítať a chrániť nielen internú komunikáciu, ale i tú externú. Nástroje Cisco na spoluprácu využíva 95 % spoločností rebríčka Fortune 500 a jedným z dôvodov je práve ich vysoký štandard zabezpečenia.
Využívajú firmy videokonferencie?
Podľa prieskumu Harvard Business Review sú videokonferencie piatou najpoužívanejšou technológiou vo firmách. Z pohľadu efektivity sa umiestnili dokonca ako druhé, hneď za zdieľaním dokumentov. Podľa údajov Eurostatu využíva videohovory na Slovensku 41 % ľudí, v Česku je to 42 %. Pre mladú generáciu už ide o bežnú záležitosť, takže sa dá očakávať, že využitie videa na komunikáciu ďalej porastie. Je to paradoxné, že i keď nám niečo pomáha, tak to nevyužívame tak, ako by sme mohli.
Ako si to vysvetľujete?
Na jednej strane je to dané tým, že ľudia ťažko prijímajú zmeny. Naučiť sa niečo robiť inak, ako bolo zvykom, pre nich znamená vždy určité nepohodlie. Je preto na vedení a manažéroch, aby im pomohli túto bariéru prekonať. Druhou vecou ale je, akým spôsobom firma svojim zamestnancom umožní videokonferenčné riešenia využívať a na akej je technologickej úrovni. Často sa stáva, že si videokonferenčnú jednotku zaobstará pán riaditeľ k sebe do kancelárie a ďalšia je v tej najväčšej zasadačke. V takom prípade je jej využitie minimálne.
Ako možno prekonať túto bariéru?
Neodporúčam direktívny postup. Naopak, najúčinnejší je prirodzený spôsob osvojenia, a tým je napodobňovanie. Manažéri by preto mali byť pre svoje tímy príkladom. Veľmi praktické je využívanie takzvaného huddle space, čiže malej zasadačky alebo i otvorených priestorov pre zopár ľudí, kde si môže tím sadnúť, diskutovať, prepojiť sa cez videokonferenciu alebo len v zdieľanom virtuálnom priestore spolupracovať na nejakej úlohe. Pre takéto priestory existujú špeciálne videokonferenčné jednotky. Ide o prirodzený spôsob, ktorý pomáha efektívnejšej spolupráci a na ktorý si ľudia jednoducho zvyknú. Z prieskumu spoločnosti Cisco medzi viac ako 1000 pracovníkmi z USA a Veľkej Británie napríklad vyplynulo, že 93 % z nich by uvítalo viac malých zasadacích miestností vybavených videokonferenčným nástrojom na spoluprácu.
Naozaj dokáže len samotné použitie videohovorov zvýšiť produktivitu práce?
Video vie veľa. Najlepšie výsledky ale dosiahneme, ak využívame celé spektrum nástrojov na spoluprácu, nielen samotné videokonferencie. Dnešné moderné nástroje na spoluprácu totiž ponúkajú aj zdieľanie dát a informácií, plánovanie programu a úloh a možnosť prezentovať alebo spolupracovať v reálnom čase na dokumentoch. Nesmieme zabudnúť ani na využitie rôznych digitálnych asistentov a umelej inteligencie na jednoduchšiu spoluprácu.
Takže firmám s efektívnejšou spoluprácou už pomáha i umelá inteligencia?
Áno, ide napríklad o funkciu rozpoznávania tvárí v rámci videohovorov, digitálneho asistenta, zapisujúceho priebeh schôdzky, automatické prekladače či titulkovanie, inteligentné hlasové ovládanie a množstvo ďalších. A možnosti sa budú ďalej rozširovať. Čím skôr ich začneme používať, tým rýchlejšie porastie naša produktivita práce.
Aké sú podľa vás tri najzásadnejšie veci pre efektívnu spoluprácu?
Kvalitné vedenie tímu, teda správny líder. Osobná vnútorná motivácia, bez tej sa nezaobídete nikde. Ďalej, samozrejme, možnosť využívať moderné technológie. A keď už tú možnosť dostanete, tak sa odhodlať a začať s nimi pracovať. Nepremárnite šancu a vyskúšajte si Cisco Webex.
