V mnohých firmách a inštitúciách sa vedúci pracovníci domnievajú, že zamestnanec je len nástroj: nemusí vedieť o ničom, čo sa v organizácii deje, okrem pracovných postupov, ktoré, samozrejme, ovládať musí. Výsledkom je priemerný pracovný výkon, frustrácia a demotivácia ľudí, čo sa prenáša do každodenného pracovného prostredia.
Ak manažment od svojich zamestnancov očakáva čo najlepší výkon, aby boli motivovaní a lojálni, musí ich oboznámiť s tým, kam a prečo organizácia smeruje a aké je miesto každého z nich v ich napĺňaní.
Kvalitná interná komunikácia neovplyvňuje iba pracovný výkon, ale tiež reputáciu spoločnosti. Zamestnanec, ktorý pozná smerovanie firmy, stotožňuje sa s jej hodnotami a cíti, že je pre ňu dôležitý, prenáša svoje pozitívne postoje a pocity k firme aj na svoje okolie.
Úloha lídra
Na vytváraní efektívnej internej komunikácie by sa mal podieľať líder. V procese plánovania a nastavovania internej komunikácie je jeho úlohou – v spolupráci s personálnym oddelením a oddelením komunikácie alebo public relations – správne definovať ciele internej komunikácie a nastaviť princípy a pravidlá. Tomuto procesu by mala predchádzať hlbšia analýza názorov a potrieb zamestnancov.
Keďže interná komunikácia je dlhodobý kontinuálny proces, je potrebné, aby sa jej hodnotenie a plánovanie opakovalo v pravidelných intervaloch a bolo založené na podobných princípoch ako plánovanie nových produktov, externej komunikácie, cash-flow či výroby. Zavedenie plánu internej komunikácie do praxe už leží na pleciach oddelenia ľudských zdrojov, komunikácie alebo public relations.
- Osvedčená prax
- Koho komunikačný kanál zasahuje?
- Aký je reálne jeho dosah?
- Budú odkazy pochopené?
Spoločnosť môže v záujme internej komunikácie využívať aj kanály osvedčené v minulosti. V niektorých prípadoch je však potrebné využívať nástroje nové, ktorých dosah je potrebné vopred analyzovať. To znamená jasné odpovedať na nasledujúce otázky: ü
Interná komunikácia prinesie svoje ovocie iba vtedy, ak tí, čo ju riadia, rozumejú potrebám zamestnancov, vedia, aké nástroje použiť a ako formulovať odkazy tak, aby ich zamestnanci pochopili a akceptovali.
Získavanie spätnej väzby
Neplatí, že cieľom spätnej väzby od zamestnancov je zistiť, či určitý komunikačný nástroj prijali dobre. Ide o to zistiť, do akej miery sa zamestnanci stotožnili s komunikačným posolstvom, nakoľko sú schopní prijať zmeny, ktoré je potrebné zaviesť, a či sú dostatočne informovaní. Ak by mala spätná väzba slúžiť len na uspokojenie zvedavosti manažérov, radšej by sa jej mali vyhnúť.
Ochota zamestnancov podávať výkony, lojalita, osobné zainteresovanie či stotožňovanie sa s hodnotami sú najlabilnejšie v procese zmeny. Úlohou lídrov v takomto prípade je zabezpečiť, aby všetci zamestnanci správne pochopili dôvody zmeny a budúceho smerovania. Keď sa totiž ľudia stretnú s neočakávanou alebo nechcenou zmenou, prechádzajú emocionálnym cyklom a týmito reakciami:
Vysvetliť zmenu
Ako správne odkomunikovať zmenu v internom prostredí, je jedna z kľúčových strategických otázok, ktorú si treba vyjasniť ešte pred samým ohlásením zmien. Príklady stratégií pri zmene:
1. Využiť príklady Povedať ľuďom príklady, ktoré im pomôžu pochopiť zmysel zmien. Ľudia potrebujú cítiť stabilitu a mať jasnejšiu predstavu o budúcnosti. Príklady pomôžu ľuďom pochopiť vzťah medzi minulosťou, súčasnosťou a budúcnosťou.
2. Prezentovať budúcnosťDiskutovať s ľuďmi o budúcnosti a spoluvytvárať jej scenár. Vtedy možno porozumejú, že zmena je potrebná na dosiahnutie cieľa. Osvojenie si scenára pomáha eliminovať mylné názory a predstavy zamestnancov o budúcnosti a ich mieste v nej. Zamestnanec by mal od začiatku vedieť, čo sa deje, ako to bude vyzerať po zmene a kde bude jeho miesto. To motivuje ľudí zamerať sa na to, ako využiť svoj čas, úsilie a vedomosti na najlepší výkon.
3. Využiť internú komunikáciuUistiť sa, že používané nástroje internej komunikácie sú efektívne. Mnoho inštitúcií míňa milióny na externú komunikáciu a analyzuje efektívnosť jej nástrojov a kanálov a zabúda na zamestnancov, ktorí sú demotivovaní a netušia, kam ich organizácia smeruje.
4. Vytvárať nepohodlie Komfort totiž podporuje neaktivitu. Najťažšie sa prijíma zmena vtedy, ak zdanlivo všetko funguje a každý má svoje pohodlie. Ľudia sú ochotní meniť veci z dvoch dôvodov: inšpirácia a zúfalstvo. Pri motivácii ľudí na prijatie zmeny je potrebné využívať oba.
Neformálna komunikácia
Pripraviť sa na budúcnosť znamená stále hľadať nové riešenia, nové postupy a realizovať nové myšlienky – teda neprestajne mnoho vecí meniť. Pre väčšinu zamestnancov to však znamená vstup do neznámeho prostredia. Je preto nevyhnutné dlhodobo im zaručiť pocit bezpečia, bez rizika stagnácie.
- Vhodné nástroje Pri výbere nástrojov internej komunikácie je potrebné zvážiť: v akom štádiu vývoja sa firma nachádza (rast, stabilita, pokles, proces zmeny)
- akého charakteru sú zmeny (reštrukturalizácia, prepúšťanie, akvizícia, sťahovanie)
- aká veľká je organizácia
- aká je štruktúra zamestnancov
- aká je firemná kultúra a hodnoty.
Autorka je konateľka spoločnosti Interel, spol. s r.o.