TOP 8 žrútov peňazí vo firme a ako sa ich zbaviť

Zlepšovaniu a dizajnu firemných procesov sa venujem už vyše 6 rokov a za ten čas som videl mnoho spoločností, ktorým peniaze tzv. “pretekali pomedzi prsty.” To samozrejme nechcete – predsa si neželáte, aby konkurenti získali náskok len vďaka tomu, že ten istý produkt alebo službu dokážu vyprodukovať lacnejšie. Preto sa s vami podelím o týchto 8 zaujímavých typov, ktoré môžete okamžite aplikovať na svoj biznis.

Mohol by som vám teraz povedať, aby ste skonsolidovali malé lokálne tlačiarne za veľké centralizované, outsourcovali účtovníctvo, vymenili tradičný marketing  za low-cost guerilla marketing... ale to by boli iba malé drobotinky a veľké peniaze by vám zatiaľ pokojne odplávali každý mesiac do kanála. Navyše, potenciál týchto opatrení by bol iba jednorázový a nikto by vám nezaručil, že práve outsourcingom by ste niečo ušetrili. Možno by vás to v konečnom dôsledku stálo rovnako, iba by vám namiesto starostí s vlastnými ľudmi pribudli starosti s novým dodávateľom, na ktorom by ste boli životne závislí.  

Nie, ja vám radšej namiesto toho ukážem TOP 8 žrútov peňazí vo firme, na ktorých prerábate mesiac čo mesiac najväčšie balíky peňazí. Ak sa vám podarí odbúrať týchto 8 žrútov, váš podnik alebo oddelenie bude nielen efektívnejšie pracovať, ale pozitívne sa to prejaví aj na vyššej ziskovosti. Navyše, vďaka princípom, ktoré vám ukážem môžete šetriť prakticky donekonečna, lebo vždy bude čo zlepšovať.

Ako prvý krok identifikujte kľučové procesy vo vašej firme. Zjednodušene povedané, sú to tie procesy ktoré majú maximálny dopad na úspech vášho biznisu. Nebude ich veľa, takže sa toho netreba báť - v stredne veľkej spoločnosti napočítate maximálne 12-15 kľúčových procesov.

Príklad kľúčových procesov obchodnej spoločnosti: starostlivosť o zákazníka, ecommerce, financie a účtovníctvo, HR, logistika...

Teraz si spíšte, z akých jednotlivých aktivít sa tieto procesy skladajú. Proces je niečo ako film – stlačíte PLAY a film sa spustí. Stačí si len uvedomiť, čo je to tlačítko PLAY kedy sa proces spustí – može to byť telefonát od zákazníka, email, objednávka zo SAP-u...

Z týchto aktivít vyberte tie, ktoré tvoria najväčšiu hodnotu pre zákazníka. Ako ich spoznať? Sú to presne tie činnosti, ktoré zákazník chce a je za ne ochotný platiť. Všetky ostatné činnosti za ktoré zákazník nie je ochotný platiť sú vaša strata.

1. Zbytočné postupy alebo duplicita

Je zákazník ochotný platiť za to, že výstupný výrobok musíte 3x kontrolovať pred tým, ako mu ho odovzáte, lebo máte nastavenú vysokú toleranciu na sústruhu? Určite nie – zákazník platí za 100%-tný výrobok, nie za 3 kontroly, ktoré musí výrobok absolvovať, aby bola istota, že je 100%-tný.

Je zákazník ochotný platiť za to, že si vaše oddelenie IT monitoringu ping-ponguje incident s oddelením prevádzky (nedajbože ešte aj s oddelením aplikačnej podpory) a zbytočne “pália” prevádzkové hodiny? Celkom určite nie – zákazník platí za to, že služba ktorú mu poskytujete, bude fungovať a je mu úplne "ukradnuté", ako to zabezpečíte.

Ak by povedzme, prvá úroveň na prvýkrát "trafila" správneho riešiteľa, odbúralo by to duplicitu. Namiesto 3 špecialistov (z ktorých každí musí incident diagnostikovať cca. 15 minút, aby mohol povedať, že mu nepatrí) by to kľudne mohol spraviť jeden špecialista.

Len zo zvedavosti, aký dopad to bude mať, ak sa vám podarí znížiť počet zle pridelených incidentov z 20% na 5%? Vychádzajme z hodinovej sadzby špecialistov 40 EUR a priemerným časom na diagnostiku 15 minút.

2. 
   Nadprodukcia

Poznáte zákazníka, ktorý by bol ochotný platiť za vytlačenie vašej 30-stranovej zmluvy, ktorá by mohla byť pokojne aj na 2 stranách, ak by nebolo vášho paranoidného právneho oddelenia. Neviem si predstaviť, ako by sa zákazník zatváril, keby v mesačnej faktúre našiel položku:

Domnievam sa, že by vám takúto faktúru pekne obúchal o hlavu bez ohľadu na to, že položka tvorí iba 0.0005% faktúrovanej sumy.

Samozrejme, tento náklad preto musíte schovať do ceny služby. To však nič nemení na fakte, že zákazník nie je ochotný platiť za túto zbytočnú službu, takže ju v konečnom dôsledku zaplatíte VY zo svojho zisku. Teraz sa zasmejete, však „je to iba 0.90 EUR-a“, ale pri veľkých počtoch môžu naskočiť celkom zaujímavé sumy...

Namiesto toho, aby ste sa zamýšlali, či vám nová tlačiareň usporí 5 alebo 10% skúste sa zamyslieť, či by tej „paranoidnej zmluve“ nestačila iba 1 strana a v nej by bola odvolávka na online dodatky. Bez ohľadu na to, čo za tlačiareň používate, môžete ušetriť až 96%!

Podobne je to aj v prípade, keď máte slabo nastavené výrobné plány a z času na čas skončia niektoré výrobky na sklade ako “ležiaky.” Buď sa ich už nikdy nezbavíte, alebo ich budete nútený predať za zostatkovú hodnotu a stratu budete musieť rozpočítať do predaných produktov... Tak či onak, oberáte sa o zisk, lebo novým produktom nemôžete (platia trhové zákony) jednoducho zdvihnúť ceny len preto, že chcete vykryť stratu na nepredajných produktoch.

3. Reklamácie a opravy

„Japonská automobilka Toyota dnes oznámila, že zvolá do servisov na celom svete na prehliadku 1,67 milióna vozidiel, vrátane luxusného modelu Lexus.“ (TASR, 2014)

Máte predstavu, koľko takéto preventívne zvolanie do servisu pri počte 1.67 milióna kusov áut stojí? Pravdepodobne by sa z tej sumy jednému zatočila hlava... Nie je to však dôležité – podstatnejšie je, či VY poznáte, koľko vás každý mesiac stoja reklamácie a ako týmto reklamáciam dokážete predchádzať.

Pritom znížiť počet reklamácií nie je nič zložité - stačí napríklad investovať viac času do dizajnu a tzv. "vychytať" všetky muchy ešte predtým, ako sa tovar začne vyrábať. Alebo iba spraviť väčší pilotný projekt a lepšie produkt otestovať. Aký to bude mať dopad na vašu ziskovosť?

Príklad z praxe: lepším testovaním a deployment policy SW produktu pred uvedením na trh dosiahnete, že na váš service desk zavolá o 15% menej zákazníkov.

Ak vaše call-centrum pracuje aj cez víkendy a sviatky, pri konštantnej cene za ticket (call handling + základná technická podpora) povedzme 3 EUR-a, dosiahnete tieto úspory...

4. Nadbytočný pohyb

„Reportér BBC sa v sklade vo Swansea (Amazon) na západe krajiny nechal zamestnať ako skladník... Reportér tvrdí, že počas jednej nočnej zmeny, ktorá trvá desať a pol hodiny s hodinovou pauzou, nachodil približne 17,7 kilometra.“ (BBC, 2013)

Nebudem teraz polemizovať nad pracovnými podmienkami v Amazone, o tých nech si každý urobí vlastný názor. Chcem však poukázať na fakt, že každá drobná zmena v lepšom usporiadaní skladu – násobená stovkami skladov (iba v US ich je približne 90), tisíckami skladníkov (iba v Nemecku ich zamestnáva vyše 9 tisíc)- násobená počtom odpracovaných dní – má vo finále dopad na úsporu rádovo miliónov “nachodených” kilometrov.

Dobre, možno vaša firma nemá logistické sklady s rozlohou 10 hektárov, ale možno máte…. centralizované tlačiarne :-)

Vychádzajme z faktu, že máte vo firme 1 centralizovanú tlačiareň na každých 20 zamestnanov, v priemere nachodia 15 sekúnd k tlačiarni po výtlačok a ďalších 15 sekúnd nazad. Každý zamestanec vo firme tlačí v priemere 3x denne. Medián ich nákladovej ceny hodiny je 15 EUR (TOP manažérov a upratovačky nerátame).  

Predpokladám, že tieto náklady “na nadbytočný pohyb” vám spoločnosť prenajímajúca veľké centralizované tlačiarne “zabudla spomenúť”. Namiesto toho ste sa dozvedeli, koľko toneru, elektriny, prírody a neviem čoho ešte zachránite. Nevadí, zamestnanci potrebujú pohyb, aby boli silní a zdraví, takže nabudúce prosím dajte iba jednu veľkú tlačiareň na celé poschodie budovy ;-)

V ďalšej časti predstavím zvyšných TOP 4 žrútov peňazí vo firme a ukážem, ako sa dá ušetriť desiatky tisíc EUR-o napríklad na IT podpore.  

Ak vás článok zaujal, spojte sa a autorom cez Facebook alebo LinkedIN 

Pozrite si moje bezplatné rady pre úspešnejší biznis TU>>>