(English version of the blog is in the lower part of the text, labeled with [EN] heading)

Marec je obdobie, kedy sa do pozornosti čoraz viac dostáva osobitná skupina zamestnancov – expati/expatrioti. Vyslaní zamestnanci, ktorí dočasne pracujú na Slovensku, pričom však ostávajú zamestnancami vo svojej domácej krajine. Prečo sú títo zamestnanci zaujímaví?

  • Ide o kľúčových zamestnancov slovenských spoločností, často riadiacich manažérov alebo zamestnancov na významných projektoch;
  • Títo zamestnanci stoja slovenské spoločnosti 3 až 5 násobne viac ako porovnateľní slovenskí zamestnanci.

Prečo je to tak? Prečo sú expati takí drahí? Tu je niekoľko dôvodov:

  • Často prichádzajú z krajín, kde sú mzdy oveľa vyššie ako na Slovensku;
  • Presťahovanie zahraničných zamestnancov (a často aj ich rodín) na Slovensko znamená dodatočné náklady (sťahovanie, ubytovanie, vybavenie imigračných záležitostí, atď);
  • Okrem štandardného odmeňovania (mzda, bonusy) dostávajú počas vyslania aj iné príplatky a benefity podľa vysielacích pravidiel nadnárodných spoločností (ubytovanie, ISA, COLA, Hardship, či inak nazvané príplatky, komerčné zdravotné poistenia, penzijné pripoistenia, školné pre deti, jazykové kurzy, preplatenie nákladov na cesty domov atď; asertívnejší zamestnanci si nechávajú preplatiť aj domáceho záhradníka či prepravu domácich miláčikov);
  • Expati majú často garantovaný čistý príjem, čiže slovenské spoločnosti hradia aj ich daňové povinnosti;
  • Ich záležitosti väčšinou slovenské spoločnosti nie sú schopné riešiť interne a musia využívať služby poradcov (imigračné záležitosti, odvodové a daňové režimy, atď).

Dá sa s týmto niečo robiť?

Nuž slovenské spoločnosti nemajú veľa možností ako ovplyvniť odmeňovanie expatov. Ich mzdy sú dané a ak chcú korporácie motivovať zamestnancov ísť na vyslanie, relokačné náklady znášať musia. Expatské príplatky sú garantované na základe nadnárodných vysielacích pravidiel (a hoci sa niekomu môžu zdať nadhodnotené slovenská spoločnosť s tým nič neurobí). A poradcovia môžu byť drahí, ale šetriť na nich tiež nemusí byť dobrý nápad. Nadnárodné spoločnosti vedia prečo sú ochotní investovať do expatov také obrovské náklady. A riskovať zlyhanie vyslania z dôvodu neplatného povolenia na pobyt alebo daňovým a odvodovým nedoplatkom by bolo veľmi nepríjemné.

Ale snáď to nebude úplne beznádejne s tým šetrením nákladov. Keďže je marec, pozrime sa na tie daňové náklady.  

Väčšina nadnárodných skupín ma v štandardných vysielacích pravidlách pre expatov tzv. garanciu čistej mzdy. To znamená, že počas obdobia vyslania má expat garantovaný čistý príjem vo výške akú by dosahoval ak by nebol vyslaný. Expat teda znáša tzv. hypotetickú daň a zamestnávateľ hradí jeho skutočné dane. Takže optimalizácia zdanenia expatov môže znamenať aj ušetrené náklady pre slovenskú spoločnosť.

Expatské daňové priznanie však nie je jednoduchá záležitosť. Určiť daňovú rezidenciu expata, daňový režim jednotlivých kompenzačných zložiek a odvodov, vypočítať zdaniteľný príjem na Slovensku, zamedziť dvojitému zdaneniu príjmu a ešte popritom zohľadniť garanciu čistého príjmu naozaj nezvládne mzdový software Vašej mzdovej účtovníčky (pri všetkej úcte ku mzdovým účtovníčkam, toto nie je ich agenda).

A úlohou daňového poradcu by malo byť nájsť tú zlatú strednú cestu. V prvom rade zabezpečiť správne zdanenie expata na Slovensku. Ale zároveň sa zamyslieť aj nad možnosťami daňovej optimalizácie. Tak len pár námetov:

Náklady na ubytovanie expatov

Jeden z benefitov, ktoré na Slovensku dostáva takmer každý expat. A väčšina z nich si potrpí na naozaj kvalitné a nie práve lacné ubytovanie. Ak sa spýtate daňového úradu, určite tento benefit bez mihnutia oka označia za zdaniteľný príjem. Ale je to naozaj tak?

Slovenský zamestnanec vyslaný do krajiny EÚ má povinné cestovné náhrady, vrátane ubytovania, od dane oslobodené. Čo je ešte dôležitejšie, aj zamestnanec dočasne pridelený k inému zamestnávateľovi v rámci SR má ubytovanie oslobodené (POZOR, iba do marca 2015!!!).

A jedným zo základných pravidiel legislatívy EÚ je predsa zákaz diskriminácie. A prečo by mal mať zamestnanec dočasne pridelený z Košíc k zamestnávateľovi v Bratislave výhodnejší daňový režim toho istého benefitu ako zamestnanec vyslaný z Nemecka k tomu istému zamestnávateľovi v Bratislave? Možno stojí za úvahu zvážiť nezdanenie tohto benefitu (a aj iných cestovných náhrad, ktoré expat dostáva a ktoré sa pri dočasnom pridelení v rámci SR oslobodzujú). Potenciálna úspora nákladov je niekoľko tisíc EUR u každého expata...

Daňová uznateľnosť nákladov na expatov

Ďalšia téma, ktorá stojí za samostatný blog. Ale v princípe všetky náklady na expatov sú vynakladané za účelom podnikania spoločností a odmeňovania jej zamestnancov. Expati tu nie sú na výlete, ale ich vyslanie má pre nadnárodné spoločnosti svoj význam. A sú zdanené na úrovni fyzických osôb ako ich nepeňažný príjem.

Takže či ide o mzdu, ubytovanie zamestnancov, školné pre deti alebo aj slovenské dane hradené spoločnosťou, z pohľadu spoločnosti ide o odmeňovanie expata a jeho motiváciu ísť na vyslanie. A to sú silné argumenty prečo príslušné náklady považovať za daňové uznateľné náklady na odmeňovanie. Najmä ak existuje viacero judikátov slovenských súdov, ktoré sa s týmto názorom stotožňujú ...

Čo povedať na záver? Možnosti ako ušetriť na expatoch existujú. A je ich ešte viac ako som uviedol vyššie (a to platí aj pri zamestnancoch vysielaných zo Slovenska do zahraničia). Tak keď budete nabudúce zvažovať výber poradcu, možno si treba uvedomiť, ž správnym výberom môžete ušetriť mnohonásobne viac nákladov ako sú náklady na poradcu.

[EN] Why are expat so expensive?

March is time when a special group of employees attracts the attention – expatriates. Assigned employees temporary working in Slovakia, while remaining legally employed in their home country. Why are these employees so interesting?

  • They are key employees of the companies, often the leading managers or experts on important projects;
  • These employees are 3-5 times more expensive as comparable Slovak employees.

 Why is it like that? Why are expatriates so expensive? There are several reasons:

  • They are often coming from countries with much higher salaries than those in Slovakia;
  • Relocation of foreign employees (and often also their families) to Slovakia triggers additional costs (moving costs, accommodation, immigration costs, etc);
  • Except of standard compensation (salary, bonuses) expatriates receive special assignment allowances and benefits based on assignment rules of international companies (accommodation, ISA, COLA, Hardship, or other allowances, commercial insurance, additional pension contributions, school fees for children, language trainings, home leave reimbursements, etc, more assertive employees have reimbursed also gardeners or relocation of their pets);
  • Expats have guaranteed net income, i.e. Slovak companies settle also their taxes;
  • Slovak companies are not able to deal with most expatriate matters internally and they need to use advisors (immigration, tax, social security matters, etc.).

Can you do anything about it?

Well, there are not many ways how Slovak companies can influence rewarding of expatriates. Their salaries are set-up and if the corporation wants to motivate employees to go on the assignment, it needs to bear the relocation costs. Expat allowances are defined by the international assignment policies (and even if they might be seen as overvalued, the Slovak company will not influence that). And advisors might be relatively expensive, but to save costs on them might not be the best idea. International companies know very well why they invest such costs into the expatriates. And to risk the success of the assignment because of the tax or social security matters would be very unpleasant.

However, it might not be hopeless to try to reduce expatriate costs… As it is still March, let have a look on the tax related costs.

Most international companies have in their assignment policies so called “net salary guarantee”. It means that every expatriate has guaranteed, during the assignment period, the same net salary which he/she would receive if he/she was not on the assignment. Thus, the expatriate bears so called “hypothetical“ tax, while the employer settles his/her actual taxes. So the optimization of the expatriate’s taxes means also saving of costs for the Slovak company.

The expatriate’s tax return is, however, not an easy process. To determine tax residency of the expatriate, tax regime of particular compensation and contributions items, to calculate income taxable in Slovakia, to avoid double taxation of income and, besides that, to reflect the tax equalization rules likely cannot be done by your payroll lady (whatever smart she can be, this is not her agenda).

And this is a role of the tax advisor. To find an optimal solution. The priority is to ensure a proper taxation of the expatriate in Slovakia; On the other hand, to consider potential optimization. Just some ideas:

Accommodation of expatriates

One of standard expatriate benefits provided to almost every expatriate in Slovakia. And usually it is high-standard and expensive accommodation. If you ask representatives of the Tax Authority, for sure they will tell you that this benefit represents taxable income of the expatriate. Is it really so?

A Slovak employee assigned to another EU country is entitled for travel allowances, including accommodation and, thus, these are considered as tax exempt. What is even more relevant, a Slovak employee assigned to another Slovak employee has accommodation exempt from taxes (until March 2015 only!!!).

And one of the basic rules of the EU legislation is non-discrimination principle. So why a Slovak employee assigned from Kosice to Bratislava should have a more advantageous tax regime of the accommodation benefit as an employee assigned from Germany to the same company in Bratislava? Well, maybe you can consider non-taxation of this benefit (and also other travel allowances provided to the expatriate is these would be tax exempt in the case of an employee temporarily assigned within Slovakia). Potential savings are in thousands EUR for each expatriate…

Tax deductibility of expatriate costs

A topic which deserves its own article. In principle, all expatriate related costs are incurred for business purposes of the company and represent a form of a reward of the assigned employee. Expatriates are not on a trip in Slovakia, their assignment has a reason for the international company. And most of his/her benefits are taxed at the level of individuals as their non-monetary income.

Thus, irrespective whether it is salary, accommodation, school fees or taxes settled by the employer, from the company point of view it is just another form of the expatriate’s reward. And this is very strong argument to treat the respective expenses as tax deductible. Especially when there are several decisions of the Slovak courts supporting such an approach.

What to say at the end? Certainly there are some options how to save expatriate related costs. And there are some more than those mentioned above (and also some others for employees assigned from Slovakia abroad). So next time when you deal with the expatriate agenda, keep in mind that a good advisor can save you much more costs than are the additional advisory costs…