Keď som pred 14 rokmi začal riešiť problematiku cezhraničnej mobility zamestnancov, prevažnú väčšinu vysielaných zamestnancov tvorili cudzinci vysielaní do slovenských spoločností. Za tie roky sa situácia otočila. Zabehnutí a vyškolení slovenskí zamestnanci nahrádzajú tých zahraničných a navyše sú práve oni často vysielaní do iných spoločností v rámci nadnárodných skupín, či už v rámci kariérneho progresu, skupinových projektov alebo dlhodobých tréningových stáží. Aj slovenské spoločnosti sa čoraz viac presadzujú na zahraničných trhoch a to nejde bez fyzickej prítomnosti slovenských zamestnancov.
Podľa prieskumov stoja vysielaní zamestnanci svoje spoločnosti 2 až 5 násobne viac ako lokálni zamestnanci. Avšak mnohí zamestnávatelia, hoci investujú do týchto zamestnancov obrovské prostriedky, stále vystavujú samých seba ako aj svojich kľúčových zamestnancov rizikám. Každé vyslanie je totiž potrebné ošetriť aj z hľadiska (1) pracovného práva, (2) cestovných náhrad, (3) sociálneho poistenia, (4) daní, (5) účtovníctva a alokácie nákladov... A pozerať sa treba nielen na slovenskú legislatívu ale aj na legislatívu hosťovskej krajiny a legislatívu EÚ.
Myslíte, že vy máte pri vysielaní zamestnancov všetko nastavené 100% správne? Nuž rád sa na to pozriem. A ak je to tak tak úplne zadarmo :-)
A ktorá z týchto oblastí je najviac riziková? Nuž riziká sú všade. Tie najmateriálnejšie vidím v oblasti pracovného práva a cestovných náhrad. A najväčšie riziko paradoxne môže prísť od vlastných zamestnancov ...
Pracovné právo a cestovné náhrady
V úvode trochu teórie. Kto je zamestnanec vyslaný do zahraničia? Zákonník práce definuje tento pojem iba všeobecne ako zamestnanca, ktorý počas určitej doby svoje pracovné aktivity vykonáva mimo územia SR. Pritom rozoznáva 3 spôsoby, ako slovenský zamestnávateľ môže zamestnanca do zahraničia vyslať a to (1) pracovná cesta, (2) dočasné pridelenie k inému zamestnávateľovi a (3) určenie miesta výkonu práce v zahraničí.
Pri pracovnej ceste vykonáva zamestnanec aktivity podľa príkazov a inštrukcií vysielajúceho podniku. V praxi teda ide najmä o prácu na zahraničných projektoch slovenskej spoločnosti
Pri dočasnom pridelení je naopak zamestnanec „zapožičaný“ inej spoločnosti, väčšinou v rámci skupiny a počas dohodnutého obdobia vykonáva aktivity pod vedením a podľa inštrukcií tohto užívateľského podniku. V praxi ide často o vyslanie zamestnancov v rámci ich kariérneho postupu, vysielanie zamestnancov na projekty vedené inými spoločnosťami zo skupiny, vyslania v prípade vykrytia potreby pracovných kapacít v inej spoločnosti v skupine, či pracovné stáže talentovaných zamestnancov.
A miesto výkonu práce v zahraničí sa aplikuje v prípadoch ak má spoločnosť prevádzkareň v zahraničí, napr. pri stavebných projektoch alebo zahraničných organizačných zložkách a miesto výkonu práce zamestnanca presunie do zahraničia.
Proces nadovšetko ...
Veľa nadnárodných spoločností má vysielanie zamestnancov maximálne zoštandardizované a pri dočasnom prideľovaní zamestnancov aplikuje globálne skupinové pravidlá. A tak „expat management“ team tisíce kilometrov ďaleko nastavuje pravidlá pre dočasné prideľovanie slovenských zamestnancov. A to môže byť niekedy veľmi zradné ...
- Globálne skupinové pravidlá nezachytia niektoré špecifické skupiny vysielaných zamestnancov;
- Globálne skupinové pravidlá nezachytia niektoré špecifické ustanovenia lokálnej legislatívy.
Konkrétnej skupine slovenských a zahraničných zamestnancov, ktorí často nie sú podchytení skupinovými vysielacími pravidlami som písal už minule (blog.etrend.sk/radovan-ihnat/ceskoslovenski-manazeri-a-ich-zdanovanie.html).
Ešte materiálnejšie riziká však hrozia v oblasti cestovných náhrad. Skupinové vysielacie pravidlá totiž spoločnostiam definujú konkrétne príplatky, ktoré sú povinné zamestnancom pri vyslaní (dočasnom pridelení) poskytovať. A tak zamestnanci dostávajú rôzne COLA, ISA, hardship allowance, home leave allowance ... Ale pozor. Slovenský zákon o cestovných náhradách garantuje zamestnancom dočasne prideleným do iného členského štátu cestovné náhrady v rozsahu ako pri zahraničnej pracovnej ceste !!! Okrem iného teda nárok na ubytovanie, cestovné výdavky a stravné.
Takže napríklad zamestnanec vyslaný/dočasne pridelený do Nemecka či Rakúska si za každý deň vyslania prilepší o 45 eur - pri dvojročnom vyslaní má nárok na takmer 33 000 eur !!! Bez ohľadu na to, že podľa skupinových pravidiel mu spoločnosť platí tisíce eur rôznych príplatkov.
Takže si hneď skontrolujte či svojím vyslaným zamestnancom (expatom/assignistom) platíte denné diéty (a ubytovanie). Pretože ak si ich od Vás raz vypýtajú, zrejme budú v práve... O dôvod viac starať sa o svojich vyslaných zamestnancov aj po skončení vyslania (aspoň kým uplynie 3-ročná premlčacia lehota).
Vysielanie mimo EÚ
A čo ak zamestnancov vysielate mimo EÚ? Nuž dočasné pridelenie mimo EÚ zákonník práce vôbec nepozná a teda takýmto zamestnancom by nemal vznikať nárok na cestovné náhrady. Ale úplne jednoznačné to nie je a videl som právne analýzy s iným záverom... Navyše ako vysvetlíte zamestnancovi dočasne pridelenému do Švajčiarska, že nemá nárok na diéty ak jeho kolega dočasne pridelený do Nemecka dostáva 45 eur za každý deň vyslania?
A tak sa spoločnosti dostávajú medzi mlynské kamene. Poskytnúť cestovné náhrady aj zamestnancom dočasne prideleným mimo EÚ a riskovať, že tieto náklady sú daňovo neuznateľné a zároveň predstavujú zdaniteľný príjem zamestnanca (či existuje kombinácia zdaniteľného príjmu zamestnanca a nedaňového nákladu spoločnosti je veľká téma)? Alebo riskovať frustráciu a nespokojnosť zamestnanca vyslaného mimo EÚ? Netreba zabúdať, že práve osobné dôvody bývajú najčastejším dôvodom zlyhania dlhodobých manažérskych vyslaní.
A či som nezabudol na kontroly štátnych úradov? Raz určite príde doba, keď si aj slovenské úrady uvedomia, že DPH a korporátne dane sú relatívne pod kontrolou a začnú riešiť aj dane a odvody zamestnancov. Ale o daniach a odvodoch vyslaných zamestnancoch nabudúce.
[ENGLISH VERSION OF THE BLOG]
When I first approached the agenda of global mobility of employees 14 years ago, the most assigned employees were foreigners seconded to the Slovak entities. During the years the situation changed. Experienced and educated Slovak employees start replacing the foreign employees and they are more and more often assigned to other entities within the multinational groups, either as a part of the career path, group projects or long-term trainings. The Slovak companies also become more successful at foreign markets and provision of services aboard it usually not possible without the physical presence of the Slovak employees.
Based on various reviews, costs of assigned employees are 2-5 times higher comparing to the local employees. However, many employers, despite investing such huge costs, still donot prevent significant risks for themselves and their key employees. Each foreign assignment needs to be considered from perspective of (1) labour law, (2) travel allowances, (3) social security, (4) taxes and (5) accounting and allocation of costs… And it is necessary to review not only the Slovak legislation but also the legislation of the host country and the relevant EU law.
Do you believe that in your company the assignments of employees are 100% correct? I would like to review it. And if this is true than I will do it for free :-)
And which of the above areas is the most risky? Well, there are risks in all of them; However, the most material risks I see in the area of the labour law and travel allowances. And the highest risk can arise from your own employees…
Labour law and travel allowances
Little theory at the beginning. Who is the employee assigned abroad? The Labour Code includes just a general definition as an employee performing working activities outside Slovakia, while it recognizes 3 alternative options how the Slovak employer can assign the employee abroad. These are (1) business trip, (2) temporary assignment to another employer and (3) a determination of a place of work abroad.
During a business trip the employee performs activities according to the instructions of the home country sending employer. Usually these are employees on foreign projects of the Slovak company.
On the other hand, during the temporary assignment the employees is „hired-out“ to another company, usually to a member company of the same group and during the agreed period of time they perform activities under leadership and instructions of the host country USING company. In practice these are often temporary assignments as a part of career path of the employees, assignments on particular projects of other entities from the group or international internships of talented employees.
And determination of the place of work abroad can be applied if the company has a foreign establishment, eg it provides certain construction services abroad or it has registered foreign branches and the employees‘ place of work has been shifted abroad.
Process rulez!
Many multinational companies have the rules for foreigner assignments of employees maximally standardized and do apply group global mobility policies. Thus, the expat management team thousands kilometers far from Slovakia sets-up the rules for the assignment of Slovak employees. And sometimes this might be tricky:
- Global Policy does not recognize certain specific group of employees;
- Global Policy does not recognize certain specific provisions of the local legislation.
As regards a specific group of Slovak and foreign employees who are often not recognized by the global mobility policy I wrote in a separate article (blog.etrend.sk/radovan-ihnat/ceskoslovenski-manazeri-a-ich-zdanovanie.html). Even more material risk are in the area of the Slovak travel allowances. Global mobility policies define specific allowances which are granted to employees temporary assigned abroad. Thus, the employees receive COLA, ISA, hardship allowance, home leave allowance … HOWEVER; The Slovak Travel allowances Act specifically stipulates that employees temporary assigned to another EU Member State are entitled for the same travel allowances as in the case of a foreign business trip!!! Besides accommodation and travel costs they are entitled also for daily per diems.
For example, an employee temporary assigned from Slovakia to Germany or Austria receives EUR 45 for every day of the assignment – during a 2-year assignment he/she receives almost EUR 33,000. Besides other allowances granted by the group assignment policies!
So you should immediately review whether you pay daily per diems to you employees assigned from Slovakia. Because if they approach you one day with such a request, the law will be on their side …So another reason to take care about your assignees also after the repatriation (at least until the 3-years limitation period lapses).
Assignments outside the EU
And what if you assign your employees outside the EU? It is even more complicated. Basically, the Slovak Labour Code does not recognize such a concept and, thus, such employees should not be entitled for any travel allowances. However, this is not totally unambiguous and I saw several analyses of the law firms with a different conclusion… Moreover, how would you explain to an employee assigned to Switzerland that he is not entitled for any travel allowances while his colleague assigned to Germany has granted the accommodation and EUR 45 for every day of the assignment?
So the companies have a dilemma. Shall they provide travel allowances to Slovak employees assigned outside EU and risk that such costs will be regarded as tax non-deductible for the company and as a taxable benefit of the employee at the same time (although a question whether a cost can be tax non-deductible for the company and taxable benefit for the employee at the same time is another big topic/question)? Or shall they risk a frustration of the employee assigned outside EU? Do not forget that personal issues are the most common reason of the failure of managerial assignments.
And whether I did not forget about Slovak Tax Authorities and other relevant control institutions? I assume one day they will realize that VAT and corporate taxes are relatively well under control (also because they are agenda of CFOs) and they start focusing on tax and social security issues of the employees. However, let’s leave taxes and contributions for the next article.
