Prešlo už viac ako desať rokov, odkedy sme slovenskú pobočku SAS sťahovali do našich súčasných priestorov v centre Bratislavy. Hoci sme sa postupne rozrastali, doteraz sme si vždy vystačili s drobnými zmenami – občas sme niekde pridali stôl či stoličky, inokedy nejaký priestor rozdelili, alebo naopak spojili.
Navýšenie počtu ľudí však nie je to jediné, čo sa v ostatných rokoch zmenilo. Mení sa aj spôsob, akým pracujeme. Pobočky z viacerých krajín postupne čoraz viac spolupracujú a tvoria celistvejšiu regionálnu štruktúru, čo súvisí aj s globalizáciou našich zákazníkov. Slovenskí konzultanti preto niekedy musia sedieť v zahraničných pobočkách a inokedy zase v Bratislave potrebuje miesto na niekoľko dní či týždňov kolega zo zahraničia.
Keď som nedávno navštívila pobočku v Ľubľane a ocitla sa opäť v zasadačke na prízemí, kde ma kolegovia zvyknú usádzať, lebo v kanceláriách majú všetky stoly svojho „nájomníka“, znova som si uvedomila, ako veľmi sa moje predstavy o kancelárskych priestoroch postupne zmenili. Ak sú ľudia rozlezení v pozatváraných kanceláriách, pri návštevách v zahraničí som s nimi veľmi málo. Obdobne je to v Bratislave – keď sa vrátim, stojí mi predo dvermi zástup kolegov a kolegýň, ktorí so mnou potrebujú rozprávať a často nemám ani šancu vybehnúť do kuchynky a prehodit slovo s ľuďmi, ktorí nemajú nič urgentné na riešenie.
Ku zmenám vo fungovaní našich zákazníkov, ktorým sa snažíme prispôsobovať aj naše štruktúry a procesy, sa pridáva aj ďalší trend – pribúda medzi nás nová mladšia generácia, ktorá má iné priority a potreby, vrátane predstáv o tom, ako má vyzerať pracovisko. Nedávno som zopár z nich našla sedieť na recepcii, lebo ich kolegovia boli dlhšie u klienta a oni nechceli byť v kancelárii sami.
Neplatí to možno unisono, ale kým staršia generácia považovala vlastnú kanceláriu za benefit, dnešní mladí ľudia v nej nevidia zmysel a buď samostatný priestor nevyžadujú, alebo ho dokonca odmietajú. Z mojej skúsenosti sa chcú viac socializovať a spolupracovať. A okrem toho, nevydržia na jednom mieste. Potrebujú sa občas presunúť, zmeniť polohu a miesto, ísť si sadnúť na gauč, alebo do kuchynky za barový pult.
Všetky tieto skúsenosti napokon vyústili do rozhodnutia firemné priestory zásadne prerobiť. Najťažšie bolo pritom zmeniť nastavenie našich myslí. Doteraz sme zvykli pri usporadúvaní priestorov rátať so všetkými alternatívami, vrátane extrémov, ktoré za celé roky nikdy nenastali. V kancelárii sme mali napríklad prázdne stoly pre prípad, že by potrebovali viacerí ľudia niečo spolu dlhšie riešiť.
Samozrejme, takéto možnosti idú zvyčajne na úkor komfortu. Preto sme sa museli rozhodnúť či budeme mať priestory vyhovujúce ľuďom, ktorí v nich v danej chvíli sú, alebo ich zaplníme do posledného metra štvorcového, aby mal každý svoje miestečko, hoci ho možno využije iba raz za týždeň, ale tým pádom zníži komfort ostatným kolegom.
V našom prípade, keďže máme relatívne málo metrov štvorcových, to znamenalo, že veľká časť priestorov bude „otvorená“ a v nej nebude mať každý vlastný trvalý stôl. Hoci ja sama som sa od začiatku do kolaboratívneho open spacu hlásila, niektorí kolegovia sa s takouto predstavou nevedeli zmieriť.
V štandardnom usporiadaní kancelárií podľa oddelení (predaj, podpora predaja, realizácia dodávok...) sa pritom v minulosti bežne stávalo, že na jednom oddelení sedeli naraz všetci v jednej kancelárii a vedľajšia bola úplne prázdna. Možno je teda naozaj logickejšie mať v jednej časti otvorený priestor pre všetkých a vyhradiť radšej inde tichú zónu, kde môžu byť tí, ktorí sa potrebujú viac sústrediť a nechcú byť rušení. Samozrejme si ale pod open space netreba predstavovať obrovskú miestnosť s radmi stolov typu „call centrum“, ale členitý, akusticky dobre vyriešení priestor s dostatkom zón na telefonovanie a všetky typy činností, ktoré práca v danej firme vyžaduje.
Okrem flexibilných pracovných miest zavádzame aj takzvanú clean desk policy, aby nikto nemal pocit, že si niekam nemôže sadnúť, lebo zaberie miesto niekomu inému. Hoci existujú názory, ktoré politiku čistých stolov kritizujú, verím, že v našom prípade bude mať toto opatrenie viac prínosov ako negatív. Som presvedčená, že zmenami získame nielen príjemnejšie pracovné prostredie lepšie prispôsobené nášmu súčasnému spôsobu práce, ale budeme tiež lepšie pripravení na prípadné zmeny, ktoré sa okolo nás dejú neustále.
