Keď už e-shop nestíha
V začiatkoch e-shopu je jeho organizácia ľahká. Nízky počet objednávok umožňuje všetko hladko zvládať. V horšom prípade to ide s tabuľkami v MS Excel, v lepšom s niektorým z jednoduchších e-shopových systémov pre správu obsahu (CMS). Nejaký čas to tak môže fungovať pomerne pohodlne a bez väčších problémov.
Pokiaľ ale e-shop v konkurencii prerazí a zákazníci začnú pribúdať, môžete sa ľahko stať obeťou vlastného úspechu. Keď totiž objednávok začína byť viac ako len desiatky, a bavíme sa už o stovkách či rovno tisícoch, predchádzajúci systém už jednoducho nestačí. Na sklade vládne zmätok, objednávky meškajú, nebezpečne rastie chybovosť - to všetko vás môže stáť nie len peniaze a čas, ale tiež reputáciu u zákazníkov.
Práve v tejto fáze je ideálna porozmýšľať nad implementáciou ERP systému. Vhodne vybrané riešenie vám totiž umožní zjednotiť všetky dôležité agendy do jedného systému, či už ide o riadenie skladov, účtovníctvo, správu objednávok, či fakturáciu. Vhodný ERP systém vám pomôže automatizovať mnoho rutinných činností, zatiaľ čo vďaka digitalizácii dokumentov výrazne znížite, či dokonca celkom odstránite ručné vypisovanie formulárov.
Dosiahnete tak nemalej úspory času aj práce, ani vtedy ale nemáte úplne vyhraté. Pokiaľ totiž zostáva ERP systém oddelený od e-shopu, stále vás čaká nutnosť dáta medzi oboma systémami nejakým spôsobom prenášať. Nevyhnete sa tak ručnému prepisovaniu dát, či už ide o objednávky, zákaznícke dáta, či napríklad len zmeny cien. Hlavne u obsiahlych produktových katalógov sa tak môže z administrácie e-shopu stať nočná mora.
Všetko potrebné pod jednou strechou
Moderné ERP systémy ale našťastie možno priamo prepojiť s e-shopom. Je mnoho spôsobov prepojenia – môžete tak spraviť pomocou API, XML alebo napríklad pomocou exportov CSV. Konečný benefit je ale pri všetkých možnostiach rovnaký: zbavíte sa nutnosti prepisovať údaje z ERP systému do e-shopu a naopak. Vhodné riešenie, ako je napríklad Money ERP, totiž umožní e-shopovému riešeniu využívať dáta z jednej centrálnej databázy a získavať tak údaje zo všetkých súčastí ERP systému.
V praxi to znamená napríklad to, že do e-shopu je možné jednoducho importovať zoznamy tovaru, cenníky, partnerské zľavy aj možnosti dopravy priamo z informačného systému. Centralizácia dát potom znamená, že prípadná úprava niektorého z údajov sa automaticky prepíše na e-shop. Pri zavádzaní nových produktov, úpravách cenníka alebo zľavových akciách, tak stačí zmeny zadať iba na jednom mieste a systém všetko aktualizuje za vás.
V závislosti na spôsobe prepojenia sa potom môže zmena prejaviť ako za niekoľko hodín, tak aj v reálnom čase. Vy tak získate istotu, že na e-shope sú vždy aktuálne údaje. Rovnaké výhody platia aj pre export dát z e-shopu. Všetky objednávky, faktúry a zákaznícke údaje sa automaticky ukladajú do databázy ERP systému, kde s nimi môžete najďalej pracovať. Okrem úspory práce a času sa tým vyhnete aj duplicitám alebo konfliktom medzi dvomi databázami.
S vhodným ERP systémom sa nemusíte obávať ani výziev spojených s kombináciou e-shopu a kamenných predajní. Príkladom je vysoko flexibilné Vario, ktoré umožňuje elegantne skĺbiť prevádzku e-shopu a pobočiek u nás aj v zahraničí.
Pre malé aj veľké firmy
Zrátané a podčiarknuté – prepojenie vášho e-shopu s ERP systémom prináša veľa výhod, vďaka ktorým zrýchlite expedíciu objednávok, znížite chybovosť a ušetríte mnoho času, peňazí aj práce. Pri dobrom výbere ERP riešenia sa navyše nemusíte báť ani toho, že vás e-shop systém „prerastie“ a ten už nebude svojou kapacitou a funkciami postačovať. Dostatočne variabilný systém sa totiž dokáže rastúcemu počtu objednávok a zákazníkov pružne prispôsobiť a doslova tak rásť spoločne s vašim podnikaním.
Pokiaľ prevádzkujete menší e-shop, možno vás pri čítaní predchádzajúcich riadkov napadne otázka, či pre vás ERP systém nepredstavuje zbytočne veľkú investíciu. Opak je pravdou – v portfóliu Solitey nájdete riešenia vhodné aj pre živnostníkov, či drobných podnikateľov, ktoré zahŕňajú intuitívne pokladničné systémy, účtovné programy, či špecializované riešenia pre obchodné reťazce. Niektoré z nich (ako napríklad online fakturačná služba iDoklad) k fungovaniu využívajú cloud a nevyžadujú tak žiadnu inštaláciu.
Výhody prepojenia ERP systému a e-shopu ale využijú aj väčšie spoločnosti. Okrem benefitov spoločných pre firmy všetkých veľkostí (automatizácia, zníženie administratívnej záťaže, menšia chybovosť a iné.) pomôže veľkým spoločnostiam napríklad aj možnosť napojenia e-shopu na CRM modul daného systému. Vaše obchodné tímy tak budú mať vždy aktuálne informácie o zákazníkoch, čo im umožní zvýšiť svoju efektivitu a podporiť ďalší rast vášho podnikania.
