Na trhu okrem účtovných softvérov existujú aj fakturačné online aplikácie. Tie na rozdiel od účtovných programov iba vystavujú faktúry, dobropisy a cenové ponuky. Z nich podnikatelia svoje vystavené faktúry prenášajú do účtovných systémov, ako je napríklad Money S3.

Inak povedané, na plnohodnotné vedenie účtovníctva vám fakturačná aplikácia nestačí – musíte použiť špeciálny program na podvojné účtovníctvo.

Kedy je najvyšší čas si program zaobstarať

Firmy vedú účtovníctvo od prvého dňa svojej existencie. Naopak, SZČO môžu viesť podvojné účtovníctvo dobrovoľne. Namiesto neho si môžu vybrať:
-        jednoduché účtovníctvo,
-        daňovú evidenciu s paušálnymi výdavkami,
-        daňovú evidenciu so skutočnými výdavkami.

Ak si na spracovanie účtovníctva nenajímate externého účtovníka, ale vediete ho interne, investícii do účtovného softvéru sa nevyhnete. Viesť účtovníctvo v excelových tabuľkách je veľmi časovo náročné, neefektívne a riskantné.

Účtovný program za vás postráži množstvo údajov: 

●      dohliadne na aktuálnu legislatívu,
●      overí správnosť výpočtu DPH,
●      vyhľadá informáciu o spoľahlivosti klienta,
●      alebo vám za pár sekúnd zostaví prehľad o všetkých faktúrach po splatnosti.

Účtovnícky systém však v niektorých prípadoch využijú aj podnikatelia, ktorým účtovníctvo spracúva externá agentúra. V účtovnom programe totiž môžu viesť:

●      sklad,
●      mzdy
●      či knihu jázd

Myslite do budúcnosti a ujasnite si potreby

Pri výbere účtovného systému zvážte, kam sa vaše podnikanie rozrastie v priebehu niekoľkých rokov. Ak to pri rozhodovaní nezohľadníte a siahnete po prvom možnom riešení, možno čoskoro zistíte, že:

 ●      softvér je príliš robustný a aj jednoduché akcie v ňom trvajú dlho,
●      prevádzka systému sa vám neoplatí – je príliš nákladný,
●      zákaznícka podpora nefunguje na 100 %,
●      alebo dodávateľ prestane systém ďalej rozvíjať a vydávať aktualizácie k zmenám v legislatíve.

Preto si na papier napíšte:

●      svoje nároky na systém – musí splniť všetky vaše požiadavky a nesmie vás zahltiť nepotrebnými funkciami,
●      koľko ľudí bude účtovný program ovládať –⁠ viac pracovníkov vyžaduje väčšie množstvo používateľských licencií, ktoré je možné aktivovať a deaktivovať podľa aktuálnej potreby,
●      aké máte požiadavky na softvér a doplnkové služby (napr. prehľadné používateľské rozhranie, ovládanie myšou/klávesnicou, pravidelné legislatívne a funkčné aktualizácie, dostupnosť a kvalita zákazníckej podpory, možnosť napojenia na ďalšie systémy – napr. e-shop).

Požiadavky na funkcie

Základ účtovných programov zvyčajne tvoria tieto funkcie:

●      daňová evidencia,
●      podvojné účtovníctvo,
●      fakturácia,
●      adresár,
●      evidencia majetku
●      a spracovanie miezd

Pri ostatných (doplnkových) funkciách zvážte, či ich naozaj využijete. Ide napríklad o:

●      analýzy a reporting,
●      skladové hospodárstvo,
●      prepojenie s e-shopom,
●      napojenie na pokladnicu,
●      alebo knihu jázd

Účtovné programy tieto funkcie často ponúkajú zvlášť – v podobe samostatných modulov, ktoré je možné zakúpiť. V prípade, že váhate, či niektorý potrebujete, s jeho kúpou radšej počkajte. Dodatočný modul v budúcnosti dokúpite, keď ho budete potrebovať.

Čo overiť u dodávateľa systému

Čo sa týka výrobcov programov, zaujímať vás budú:

 ●      Referencie – sústreďte sa na hodnotenie od podnikateľov podobnej veľkosti a z rovnakého odboru, v ktorom zohľadnia špecifiká vášho zamerania.
●      Používateľské manuály, blog, predstavovanie noviniek – ideálny dodávateľ s vami po zakúpení programu zostane v kontakte prostredníctvom e-mailu, telefónu, zákazníckej sekcie na webe alebo sociálnych sieťach. Pozrite si aj, ako má výrobca spracované návody a ako s používateľmi komunikuje o aktualizáciách a legislatívnych zmenách.

Vyskúšajte si verziu zadarmo a vypočítajte náklady na prevádzku systému

Keď zoznam poskytovateľov zúžite na 2–3, stiahnite si demoverziu programu zadarmo.

Otestujte hlavne:

●      či sa vám v programe dobre pracuje,
●      či je dostatočne rýchly
●      a či obsahuje všetko, čo potrebujete (alebo máte možnosť si v budúcnosti dokúpiť potrebný modul).

 Keď si program vyskúšate v obmedzenej verzii (väčšinou limitovanej časom alebo počtom záznamov) a osvedčí sa vám, zakúpte si jeho plnohodnotnú verziu.

Do celkových nákladov na účtovný systém započítajte základnú cenu programu a jeho rozširujúcich modulov.

Zistite si tiež ročnú cenu za aktualizácie a zákaznícku podporu, prípadne cenu za počet licencií pre používateľov alebo za služby hostingových spoločností, u ktorých si môžete prenajať server a získať tak prístup do účtovného systému on-line.

Money S3 si obľúbili živnostníci, malé aj stredne veľké podniky

Vyskúšajte si Money S3 – účtovný program zadarmo. Vo verzii Štart máte dostupné všetky funkcie a umožní vám vytvoriť až 500 záznamov v účtovnom denníku. Pokrýva všetko od vedenia účtovníctva, cez riadenie skladu a evidenciu majetku, až po personalistiku.

K Money S3 máte na výber niekoľko kompletov, ktoré sa prispôsobia presne vašim potrebám – takže platíte len za to, čo naozaj využijete. A keď sa vaše podnikanie časom rozrastie, kedykoľvek si dokúpite ďalšiu licenciu alebo rozširujúci modul.