Čo je podstatou technológií RPA?
Technológie RPA (Robotic Process Automation) sú jedným z nových trendov v automatizácii administratívnych procesov a práce používateľov informačných systémov a sú odbornou verejnosťou považované za jednu z kľúčových technológií na ceste k digitálnej transformácii podnikania.
Ich podstatou je nasadenie flexibilných softvérových aplikácií – softvérových robotov (skrátene aj v IT slangu nazývaných bots), ktoré automaticky vykonávajú činnosti namiesto používateľov pri zadávaní údajov do systémov, spracovaní výstupov z informačných systémov, vyhľadávaní, triedení a spracovaní informácií dostupných na internete ap.
Softvérové roboty teda nenahrádzajú existujúce systémy a aplikácie, ale automatizujú činnosti, ktoré inak robia používatelia takýchto systémov pri ich dennodennom využívaní.
Môžete uviesť niektoré príklady využitia technológií RPA?
Typickým využitím robotov je napríklad digitalizácia spracovania došlých faktúr. Robot namiesto používateľa prečíta naskenované faktúry, nájde v nich kľúčové údaje (napr. názov a adresu dodávateľa, počet jednotiek a cenu jednotlivých položiek, celkovú cenu) a tieto údaje zadá do účtovného systému rovnakým spôsobom, ako by to urobil používateľ. Robot teda namiesto používateľa spustí aplikáciu, prekliká sa k príslušným obrazovkám aplikácie, vyplní získanými údajmi vstupné políčka na obrazovke, stlačí tlačidlo Ulož na obrazovke atď. Robot na zadanie údajov nevyžaduje žiadne špeciálne rozhranie do aplikácie, ale pracuje/interaguje s aplikáciou tak, ako to robí bežne živý človek používateľ.
Iným príkladom je aktualizácia údajov zákazníkov v CRM systéme na základe údajov z obchodného registra. Obchodný register je internetový register spravovaný štátom, v ktorom je možné iba jednoduché vyhľadávanie, neexistuje možnosť hromadného exportu dát z registra. Ak je v CRM systéme potrebné aktualizovať údaje o stovkách zákazníkov, musí používateľ potrebné údaje vyhľadávať rad za radom postupne pre jednotlivé IČO zákazníkov, čo zaberie desiatky hodín jeho práce. Využitie sotfvérového robota umožní skrátiť tento čas na desiatky minút.
Ako to teda celé funguje? Robot sa naučí činnosti sám alebo to vyžaduje programovanie?
Robot je riadený na základe vytvoreného grafického modelu procesu (workflow), pričom takýto model procesu obsahuje preddefinované aktivity, ktoré vie robot vykonať. Príkladom takýchto aktivít je spustenie internetového prehliadača, zadanie údajov do políčka na obrazovke, stlačenie tlačidla, načítanie tabuľky vyhľadaných údajov z obrazovky prehliadača, uloženie načítaných údajov do excelovskej tabuľky, vytvorenie textu emailu, priloženie excelovskej tabuľky ako prílohy do emailu, odoslanie emailu na zadanú adresu.
Naučenie robota požadovanému procesu teda nie je záležitosťou programovania novej aplikácie, ale „nakreslenia“ procesu s využitím už existujúcich, preddefinovaných aktivít/funkcií robota. Po zaškolení to zvládnu aj skúsení používatelia IT, ktorí nie sú nevyhnutne IT špecialistami.
Znamená to, že robot je „naučený“ len na jeden proces?
Nie, softvérový robot je veľmi flexibilný. 2 hodiny denne sa môže venovať spracovaniu došlých faktúr, potom hodinu vyhľadávaniu údajov v obchodnom registri, ďalšiu hodinu aktualizácii údajov v CRM systéme. „Prepnutie“ medzi procesmi trvá iba sekundy.
Koľko trvá typický proces nasadenia robota?
Typické trvanie je od niekoľkých týždňov do troch mesiacov. Začína sa analýzou procesu, pokračuje jeho namodelovaním, testovaním/overením priebehu procesu na testovacích dátach, konfiguráciou produkčného prostredia u zákazníka a záťažovými testami.
Možno to bude znieť paradoxne, ale najviac času pri nasadení robota nezaberie modelovanie procesu, keď sú všetky podmienky/predpoklady procesu splnené, ale identifikácia chybových stavov a problémov v spracovaní, keď niektoré podmienky alebo predpoklady nie sú splnené. Robot sa musí naučiť správne reagovať a riešiť takéto chybové stavy
Aké sú prínosy nasadenia robota?
Prvým zjavným prínosom je podstatné skrátenie času realizácie rutinných činností používateľov. Pri dnešnom dostupnom a lacnom výkone hardvéru bežných PC a serverov sú to často iba zlomky času, ktoré na rovnakú činnosť potrebuje živý človek-používateľ.
Ďalším výrazným prínosom je zvýšenie kvality a zníženie chybovosti procesu. Činnosti používateľov automatizované s využitím robotov sú typicky rutinné, vo svojej podstate nudné pracovné úlohy, ktoré ľudia obvykle vykonávajú bez zvláštneho záujmu a motivácie, čo sa negatívne prejavuje na rýchlosti a kvalite ich pracovného výkonu. Softvérový robot sa neunaví, nepotrebuje pracovné prestávky, práca ho „nenudí“.
Sumárnym prínosom je teda predovšetkým možnosť presunu existujúcich pracovníkov na aktivity s vyššou pridanou hodnotou, zníženie chybovosti, zníženie osobných nákladov a skrátenie času administratívnych činností.
Menej zrejmým prínosom je možnosť zrealizovať aktivity, ktoré sú so „živými“ používateľmi prakticky nerealizovateľné vzhľadom na prácnosť a časovú náročnosť ich vykonania. Takýmto príkladom je vytvorenie databázy všetkých podnikateľských subjektov so sídlom v Bratislave so zadaným predmetom činnosti na základe údajov v obchodnom registri. Ak by to robil živý človek, musel by preklikať a analyzovať desaťtisíce záznamov, keďže len v Bratislave je podľa údajov Finstatu registrovaných viac ako 100-tisíc podnikateľských subjektov.
Podobne menej zrejmý prínos je aj možnosť vytvorenia rozhraní medzi rôznymi systémami zákazníka, keď by úprava existujúcich systémov a vytvorenie špecializovaných rozhraní neboli nákladovo efektívne. Robot namiesto človeka používateľa jednoducho môže prepisovať údaje z jedného systému do iného. Takéto, hoci aj dočasné riešenie, keď robot prepisuje údaje z jednej aplikácie do inej, môže byť výrazne lacnejšie, ako by boli náklady na vytvorenie neštandardného rozhrania medzi systémami.
