Zamestnanec? To je zodpovednosť a množstvo byrokratických povinností

Všetky dokumenty týkajúce sa zamestnanca a komunikácie s poisťovňami by si mal zamestnávateľ odložiť. Nikdy totiž nevie, kedy budete musieť úradom preukázať splnenie svojich povinností. Okrem toho, dokumenty treba mať k dispozícii v prípade, ak sa zamestnanec neosvedčí a zamestnávateľ mu preto dá výpoveď.

Zdravotná poisťovňa

Na Slovensku pôsobia v súčasnosti tri zdravotné poisťovne. Ak má zamestnávateľ napríklad troch zamestnancov, teoreticky môže každého nahlasovať v inej poisťovni. Musí tiež oznámiť, že sa stal ako zamestnávateľ platiteľom poistného.

Firma vykazuje zdravotnej poisťovni preddavky na poistné prostredníctvom výkazu, ktorého vzor upravuje poisťovňa. Môže to byť v listinnej alebo elektronickej podobe. Výkaz je zamestnávateľ povinný podať do troch dní odo dňa splatnosti preddavkov na poistné. Ak má zamestnávateľ jedného alebo dvoch zamestnancov, môže podávať papierový výkaz, napríklad osobne alebo ho zaslať poštou. Ak má zamestnávateľ troch a viac zamestnancov, výkaz musí podávať len elektronicky.

Sociálna poisťovňa

Aké povinnosti musí zamestnávateľ plniť voči Sociálnej poisťovni a v akých lehotách o tom hovorí zákon o sociálnom poistení.

Zamestnávateľ musí:

1. prihlásiť sa do registra zamestnávateľov vedeného príslušnou pobočkou do ôsmich dní odo dňa, v ktorom začal zamestnávať aspoň jedného zamestnanca, a odhlásiť sa z tohto registra do ôsmich dní odo dňa, v ktorom nezamestnáva už žiadneho zamestnanca,
2. prihlásiť do registra poistencov a sporiteľov starobného dôchodkového sporenia,
3. oznámiť pobočke prerušenie nemocenského poistenia, dôchodkového poistenia a poistenia v nezamestnanosti zamestnanca do ôsmich dní od tohto prerušenia,
4. oznámiť pobočke začiatok a skončenie čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky zamestnancom do ôsmich dní od začiatku čerpania a do ôsmich dni od skončenia čerpania materskej dovolenky alebo rodičovskej dovolenky,
5. predkladať pobočke výkaz poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie za príslušný kalendárny mesiac v lehote splatnosti ním odvádzaného poistného a príspevkov na starobné dôchodkové sporenie v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a starobné dôchodkové sporenie, invalidné poistenie, úrazové poistenie, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a rezervný fond solidarity a predkladať na výzvu organizačnej zložky Sociálnej poisťovne podklady na zistenie správnej sumy poistného a príspevku na starobné dôchodkové sporenie,
6. opravný výkaz poistného, ak zistí, že vo výkaze uviedol nesprávne údaje, najneskôr do právoplatnosti rozhodnutia, ktorým bolo predpísané dlžné poistné,
7. viesť o svojich zamestnancoch evidenciu na účely sociálneho poistenia a predložiť túto evidenciu pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od uplatnenia nároku na dôchodkovú dávku alebo od skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi,
8. oznámiť pobočke zmenu svojho názvu, sídla do ôsmich dní od tejto zmeny,
9. oznámiť organizačnej zložke zmenu mena a priezviska zamestnanca do ôsmich dní odo dňa, v ktorom sa o tejto zmene dozvedel,
10. oznámiť organizačnej zložke, že jeho zamestnanec je štatutárnym orgánom zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa, ako aj každú zmenu týchto skutočností do ôsmich dní od tejto zmeny. (povinnosť od 1. januára 2014).

Sociálnej poisťovni je povinný zamestnávateľ predkladať mesačný výkaz poistného a príspevkov, ak zamestnáva zamestnancov alebo dohodárov s pravidelným mesačným príjmom. Ak zamestnáva aj osoby s nepravidelným príjmom, musí podávať aj výkaz poistného a príspevkov. Tieto výkazy zasiela do Sociálnej poisťovne elektronicky.

Komplikované je podľa Veroniky Dubielovej, majiteľky poradenskej spoločnosti Účtovná jednotka, najmä vyplnenie výkazu poistného a príspevkov, v ktorom sa nepravidelný príjem jedného zamestnanca rozpočítava na niekoľko mesiacov.

"Častou chybou je nesprávne označenie tohto výkazu. V hlavičke Výkazu poistného a príspevkov sa v políčku príjmy zúčtované v mesiaci uvádza kalendárny mesiac, v ktorom boli zúčtované príjmy, a nie mesiac, za ktorý boli zúčtované príjmy."

Zamestnávateľ si môže prostredníctvom elektronického prístupu v Sociálnej poisťovni vždy skontrolovať všetky predpisy platieb na základe zaslaných výkazov a skutočné platby odvodov. V saldokonte zamestnávateľ vidí, či Sociálna poisťovňa správne priradila jeho platby, či nemá nedoplatok alebo preplatok.

Ako označiť platby do poisťovní

Dôležité je správne označiť platbu poistného do poisťovní. Pri platbe preddavku na poistné do zdravotnej poisťovne musí zamestnávateľ zadať variabilný symbol, ktorým je číslo platiteľa poistného pridelené pri registrácii. Pri platbe poistného do Sociálnej poisťovne je variabilným symbolom identifikačné číslo zamestnávateľa, ktoré pri registrácii pridelila Sociálna poisťovňa. Ako špecifický symbol sa pri platení poistného uvádza mesiac a rok, za ktorý patrí úhrada, v tvare MMRRRR alebo v tvare RRRRMM.

Hrozba pokút

Ak zamestnávateľ na výzvu Sociálnej poisťovne nepredloží podklady potrebné na zistenie správnej sumy poistného, Sociálna poisťovňa môže predpísať poistné na základe dokladov zamestnávateľa za predchádzajúce obdobie alebo na základe podkladov iného zamestnávateľa s činnosťou obdobného charakteru.

Zamestnávateľovi, ktorý neodviedol poistné na starobné dôchodkové sporenie včas alebo ich odviedol v nižšej sume, Sociálna poisťovňa predpíše penále 0,05 % z dlžnej sumy za každý deň omeškania odo dňa splatnosti poistného do dňa, keď bola dlžná suma poukázaná na účet Sociálnej poisťovne v Štátnej pokladnici. Penále nemôže presiahnuť dlžnú sumu poistného. Sociálna poisťovňa penále nepredpíše, ak penále nie je vyššie ako 3,32 eura.

Za porušenie povinností v zákone o sociálnom poistení môže Sociálna poisťovňa uložiť pokutu až do výšky 16 596,96 eura. Zamestnávateľ je povinný nahradiť neprávom vyplatené sumy na nemocenskej dávke, dôchodkovej dávke aj úrazovej dávke, ak potvrdil nesprávne údaje rozhodujúce na vznik nároku na dávku, nároku na jej výplatu alebo jej sumu a v dôsledku toho sa dávka poskytla neprávom alebo vo vyššej sume, ako patrila.

Právo na náhradu neprávom vyplatených súm sa premlčí uplynutím troch rokov odo dňa, keď Sociálna poisťovňa zistila, že sumy sa vyplatili neprávom, najneskôr však uplynutím desiatich rokov odo dňa ich výplaty. Tieto lehoty neplynú počas konania o opravnom prostriedku a počas výkonu rozhodnutia.

Seriál pripravujeme s Veronikou Dubielovou, konateľkou spoločnosti Účtovná jednotka, ktorá sa zaoberá poradenstvom v oblastí daní a účtovníctva.

V ďalšej časti seriálu sa dozviete o ročnom zúčtovaní dane a zdravotnom zúčtovaní.