Nákup licencie pre účtovný program
Dlhé roky najpoužívanejší spôsob, ktorý kopíruje klasický postup pri nákupe tovaru. Poviete si, čo chcete, napríklad potrebujete podvojné účtovníctvo pre malú s.r.o. ako platcu DPH. Na takýto rozsah programu si zaplatíte tzv. licenciu, čím vlastne získate inštalačné CD alebo si stiahnete program z internetu, nainštalujete a môžete pracovať. Takýto program pre podvojné účtovníctvo by stál približne 450 €.
Musíte počítať s tým, že tým vaše výdavky na program nekončia. Minimálne raz ročne musíte zaplatiť 20 % z pôvodnej ceny programu, aby ste získali prístup k jeho aktualizáciám a mohli si priebežne inštalovať nové verzie pre účtovný program. Je to potrebné, pretože zákony sa neustále menia, a používaním neaktualizovaného programu by dochádzalo k nesprávnemu spôsobu účtovania, čím sa vystavujete riziku pokuty zo strany finančnej správy. Ročne tak budete platiť ďalších 90 €.
Treťou, pomerne ťažko vyčísliteľnou položkou, je údržba programu a ochrana dát. Toto súvisí s tým, že venujete určitý čas tomu, aby ste program nainštalovali, aby ste program aktualizovali, aby ste zálohovali dáta. Tento čas ste mohli inak venovať iným aktivitám, či už zárobkovým alebo voľnému času, a tak aj toto predstavuje určitú úroveň nákladov.
Účtovný program ako služba
Používanie účtovných programov ako služby sa rozšírilo s nástupom online riešení a v súčasnosti patrí medzi najobľúbenejšie a najšetrnejšie spôsoby účtovania. Umožňuje účtovanie cez internet na ľubovoľnom type počítača, tablete aj smartfóne.
Je to spôsob, kedy neplatíte vopred jednorazový poplatok za nákup licencie, ale platíte menšie sumy iba v čase, kedy účtovný program reálne používate. Prvou zásadnou výhodou je teda fakt, že okamžite ušetríte 450 €, ktoré by ste v uvedenom úvodnom príklade zaplatili za licenciu klasického účtovného programu pre podvojné účtovníctvo.
Účtovný program ako služba je typické používanie pre online účtovný program. Postupne, ako budete online účtovný program používať a budete v ňom vystavovať faktúry a ďalšie účtovné doklady, budú v ňom pribúdať dáta. Za program budete platiť raz mesačne, následne po spracovaní údajov a to sumu, ktorá bude vypočítaná na základe presného množstva účtovných dokladov, ktoré ste v programe spracovali. Opäť ak zoberieme do úvahy príklad malej s.r.o., tak tie väčšinou zaplatia ročne sumu približne 60 €. V každom roku tak ušetríte oproti klasickému účtovnému programu ďalších 30 €.
Pokiaľ ide o údržbu online účtovného programu, jeho aktualizáciu a archiváciu dát, tak tieto činnosti pri používaní online účtovného programu vôbec nerealizujete. Toto je zásadná výhoda, ktorú online účtovný program prináša. To znamená, že vždy, keď sa do programu prihlásite, tak máte istotu, že budete účtovať podľa aktuálne platných zákonov a budete pracovať s najnovšou verziou programu.
Zároveň nemusíte dáta ani nikdy zálohovať, keďže tie sú uložené mimo vášho počítača v profesionálne zabezpečenom dátovom centre. Čas a peniaze, ktoré by ste v klasickom účtovnom programe investovali do správy a údržby, budú s online účtovným programom minulosťou.
