S kolegami v robote trávi väčšina pracujúcich viac času ako s vlastnou rodinou. Znášať každodenne toľkých ľudí je niekedy ťažké. Niekto hlasno telefonuje, ďalší si vybalí na obed domáce rezne alebo voňavú klobásu, iný kolega je zas vášnivý cyklista, ktorý pravidelne zabúda, že v práci nie je možnosť osprchovať sa. A dezodorant mu tiež veľmi nevonia.

Ak kolegov neoddeľujú steny a dvere, ale len malé papundeklové prepážky open space kancelárií, môžu tieto maličkosti na pravidelnej báze skôr či neskôr začať prekážať v neúnosnej miere. K tomu sa pridáva, že každý na každého vidí a súkromie či aspoň základnú dávku intimity si zamestnanec môže zabezpečiť iba v podobe slúchadiel s muzikou v ušiach.

Lepšia komunikácia, lepšia kontrola

Zamestnávatelia argumentujú, že práca v open space podporuje spoluprácu v tíme a ľahšiu komunikáciu. Už menej otvorene zmieňujú ďalšiu neprehliadnuteľnú prednosť - lepšiu možnosť, ako kontrolovať zamestnancov.

Keď pred troma rokmi prebrala Prima banka bývalú Dexiu, prebudovala nielen pobočky a produkty, ale nezabudla ani na kancelárie v budove Digital Parku v Bratislave. Ide o open space, ktorý návštevníka vracia do školských čias.

Veľké stoly sú usporiadané za sebou a každý zamestnanec s počítačom pred sebou vidí do presklenej kancelárie svojho šéfa Jána Rolla. Ten z kancelárie vidí každého zamestnanca a keď s ním chce ktokoľvek hovoriť, stačí dvihnúť ruku a prísť.

„O inej možnosti než open space sme v Prima banke pri riešení našej bratislavskej centrály vôbec neuvažovali. Hlavným dôvodom je najmä výrazné zjednodušenie komunikácie a spolupráce v rámci firmy. Ekonomické dôvody nehrali pri tejto voľbe úlohu,“ povedal pre TREND.sk generálny riaditeľ banky J. Rollo.

V zadnej časti centrály je modelová pobočka s produktovými plagátmi na stenách, ktorá niekedy slúži ako chill-out zóna napríklad na vybavenie súkromných telefonátov.

Ťažká adaptácia

Prvé pokusy o priestorové usporiadanie vo forme open space sa uskutočnili ešte okolo roku 1950 v nemeckom Hamburgu, píše New Yorker. Dnes medzinárodne uznávaný názov „open space“ bol vtedy prezentovaný nemeckým ekvivalentom Bürolandschaft. Bol to však stále len koncept na papieri, ktorí nemal odvahu nikto realizovať.

Zvrat prišiel v osemdesiatych rokoch, keď koncept podrobne popísal konzultant Harrison Owen, autor knihy Open Space Technology: A User's Guide. K open space ho inšpirovali jeho vlastné prednášky na konferenciách, na ktorých zistil, že účastníci majú radšej neformálne stretnutia pri káve, kde sa môžu voľne rozprávať.

Analýz o dopade otvoreného priestoru je množstvo. Jednu z prvých uskutočnili ešte v roku 1997 psychológovia z kanadskej University of Calgary. Americká ropná spoločnosť Mobileum, ktorá prešla od tradičného usporiadania kancelárií k open office, si chcela potvrdiť správnosť zmeny organizačného usporiadania vedeckými poznatkami.

Psychológovia v tejto firme skúmali úroveň stresu, pracovný výkon, medziľudské vzťahy pred zmenou a potom štyri týždne až pol roka po zmene.

Vedci vtedy prišli na to, že otvorený priestor narušil pohodu v práci, produktivita klesla a zamestnanci opísali spoločný priestor ako ničivý, stresujúci, pričom medziľudské vzťahy sa údajne mierne zhoršili.

Rovnaké zistenie priniesol v roku 2011 aj psychológ Matthew Davis, ktorý potvrdil vyššiu deprimáciu hlavne starších zamestnancov, ktorí sa cítili v novej organizácii menej kreatívni a stratení.

Na otvorený priestor sa pozrel z pohľadu komunikácie a produktivity práce pred troma rokmi konzultant David Craig. Svoj výskum urobil vo farmaceutickej firme Eli Lilly. Zistil, že produktivita práce sa prakticky nezmenila.

Či zamestnanci pracovali v kanceláriách alebo v open office, rozptýlením alebo vyrušovaním stratili v priemere 23 minút denne. Významným prínosom bola naopak komunikácia, ktorá sa v prípade otvoreného priestoru zrýchlila o tretinu.

Kým šéfovia firiem si teda open space veľmi rýchlo obľúbili, zamestnanci frflú. V lete minulého roka austrálski vedci porovnávali údaje o takmer 43-tisíc zamestnancoch z 300 firiem v rámci USA, Kanady, Austrálie a Fínska. Zistili, že až 60 percentám zamestnancov prekáža nedostatok súkromia. Výsledkom bola menšia motivácia, vyšší stres a krvný tlak až rezignácia.

Najväčší nepriateľ: hluk

Výskum vedcov z University of Hong Kongu porovnával, čo konkrétne ovplyvňuje výkonnosť ľudí. Najhoršie nedopadli spoločná klimatizácia ani zlé osvetlenie, ale hluk. Rušivo pôsobili predovšetkým hovory kolegov, zvoniaci telefón a ruch z tlačiarní.

„Hluk nás ovplyvňuje psychologicky, psychicky, kognitívne a behaviorálne, ani si toho nie sme vedomí,“ povedal šéf firmy Sound Agency Julian Treasure, ktorá sa zaoberá odhlučnením kancelárií. Hoci sa to môže zdať ako predajný trik, tvrdí, že hluk znižuje produktivitu práce až o dve tretiny. Hluk sa dá aspoň zmierniť vhodným usporiadaním stolov a nábytku.

J. Treasure na konferencii vo francúzskom Nice povedal, že človek je schopný vnímať 1,6 konverzácie. Čo to znamená v praxi? Ak sa napríklad kolega zhovára a počúvame ho, práci sa už nedokážeme venovať na sto percent.

S vhodnou akustikou podniká aj česká eseročka Rehau. V reklamnom článku tvrdí, že hluk znižuje schopnosť vnímania a pokles krátkodobej pamäte o 25 až 30 percent. Firma sa odvoláva aj na ďalšiu analýzu inštitútu Hörzentrum univerzity v Oldenburgu, podľa ktorého približne osem percent celkovej chorobnosti vo firmách súvisí so zaťažením ľudského organizmu hlukom.

Štúdia nemeckej Universität Bremen potvrdila, že bežný hluk v otvorenom priestore (konkrétne v triede) je asi 65 decibelov. Ide o prah zvuku, keď sa učiteľom začal zvyšovať tlkot srdca do takej miery, ktorá môže vyvolať infarkt.

Podľa inej štúdie z Floridy hluk v bežnej triede spôsobuje, že žiaci nepočujú takmer každého druhé slovo, ktoré povie učiteľ. Neznamená to, že dostanú len polovičné vzdelanie, ale vynakladajú na porozumenie slov a ich spájanie do logickej skladačky oveľa viac energie.

Príkladom je aj hluk v nemocnici, kde pacienti ležia. Od roku 1972 sa vplyvom rôznych prístrojov a lekárov miera hluku zdvojnásobila. „Ako rastie hlučnosť, tak rastú aj chyby nemocničného personálu,“ vraví J. Treasure. Aj preto mnohé firmy hluk nepodceňujú a myslia na jeho obmedzenie už pri dizajne.

„V našej firme sme si rozvrhnutie priestoru navrhli sami s dôrazom na oddelenie bezprostredných susedov bariérou tak, aby sa človek mohol sústrediť na prácu. Čo sme urobili následne, bolo viac kvetov a zelene, ktorá skutočne pomohla vytvoriť lepšiu atmosféru. Okrem toho je zásadné množstvo zelene a prirodzené svetlo,“ vraví pre TREND.sk obchodná a marketingová riaditeľka logistickej spoločnosti TNT Express Maria Džundová.

ING Poisťovňa má usporiadanie pracovného priestoru pol na pol. „Časť tvorí open space a časť tvoria uzavreté kancelárie, v ktorých vo väčšine prípadov sedia top manažéri a zamestnanci, ktorí z pracovných či bezpečnostných dôvodov (v zmysle ochrany citlivých údajov) potrebujú byť izolovaní od okolitého pracovného ruchu a prostredia,“ vysvetľuje HR manažérka Andrea Podstrelencová. Dodáva, že na priestor si zamestnanci zvykli a nerobí im problémy.

Šetrenie na výmere, straty na PN

Zamestnávatelia majú pre open space aj ekonomické dôvody. Zamestnávateľ môže efektívnejšie ovplyvňovať priestor ako pri bežných kanceláriách a v konečnom dôsledku ušetriť náklady za prenajatú plochu.

„Na pracovisku pri práci vykonávanej v sede má na jedného zamestnanca pripadnúť najmenej 12 metrov kubických vzdušného priestoru, pri práci vykonávanej v stoji najmenej 15 metrov kubických vzdušného priestoru,“ vraví o rozmeroch klasickej kancelárie pre TREND.sk Martina Merková z Úradu verejného zdravotníctva.

Problém nastáva pri open office, kde neexistuje právny predpis, ktorý by ustanovoval technické a organizačné požiadavky. Platí, že zamestnanec by mal mať aspoň dva metre štvorcové voľnej podlahovej plochy. Keďže neexistuje zákon ani pre požiadavky na zdravotnú spôsobilosť pri práci v open space, z týchto dôvodov podľa M. Merkovej neexistuje relevantná štatistika zdravotných problémov súvisiacich s prácou v otvorených kanceláriách.

Podľa dánskych vedcov to, čo firma ušetrí na nákladoch za výmeru, môže ľahko stratiť na vyššej chorobnosti zamestnancov. Z ich výpočtov vyšlo, že ľudia, ktorí zdieľajú svoj pracovný priestor s ďalšími minimálne šiestimi kolegami, sú o polovicu častejšie chorí ako ľudia, ktorí sedia v kancelárii len s jedným spolupracovníkom. Ľudia v open space sú priemerne na PN osem pracovných dní, zatiaľ čo ich kolegovia z menších kancelárií o tri dni menej.

„Open space je obľúbený, pretože uľahčuje komunikáciu a spoluprácu. Ale naša štúdia ukazuje, že sa tiež zvyšuje počet dní, počas ktorých zamestnanci maródujú. Je teda otázka, či je to pre zamestnávateľa stále ekonomicky najvýhodnejšie riešenie,“ píšu autori štúdie v odbornom časopise Scandinavian Journal of Work, Enviroment and Health.

Okrem priameho prenášania choroby existuje aj sekundárne prepojenie medzi chorobnosťou a open space: ľudia pracujú vo väčšom hluku, nesústredia sa a potom sa ľahšie dostávajú pod stres a tlak. To všetko má negatívny vplyv na imunitu a môže z dlhodobého hľadiska spôsobovať neurologické problémy.

Ak nepomôžu slúchadlá a aspoň psychologicky oddelený priestor pre seba (napríklad knihami a kvetmi), zamestnanec musí okamžite komunikovať s personalistom. Ten by sa mal snažiť zamestnanca s SOS (symptómom open space) presunúť na pokojnejšie miesto, napríklad mimo hlavnej chodby a najväčšieho ruchu, ktoré zamestnanci menej navštevujú. 

Novinky v open space svete

Kam sa posunú open space v budúcnosti? Šéf spoločnosti Commservis Tomáš Zdechovský tvrdí, že čoraz viac rešpektujú individualitu zamestnancov. Firmy poskytujú oddychové zóny, prispôsobujú farby, priestor a okolie stolov napríklad kvetmi tak, aby sa zamestnanec cítil v práci pohodlnejšie.

Budúcnosť je možno aj v modeli, ktorý popísal časopis Ekonom na priestorovom usporiadaní farmaceutickej spoločnosti GlaxoSmithKline. Firma stavila na variabilnosť. Nikto, dokonca ani šéfovia oddelení, nemajú pevné pracovné miesto - teda svoj stôl či kanceláriu.

Zamestnanec dostane pridelenú iba skrinku na osobné veci a s notebookom putuje priestorom podľa potreby. Môže sa tak pri riešení aktuálneho problému pripojiť k ľubovoľnému tímu. Firma hovorí o „šikovnom pracovnom systému“. Efektivita práce im vzrástla o 45 percent, stačí si na inovatívny model zvyknúť. 

Lieky na upokojenie berie pre open space každý piaty zamestnanec

Štúdiom prínosov a negatív otvorených kancelárskych priestorov sa pred pár rokmi zaoberala česká agentúru Commservis. Jej šéf Tomáš Zdechovský v praxi potvrdil, že negatívne vplyvy open space existujú. Vo firmách ovplyvnili nielen produktivitu, ale aj fyzické a psychocké zdravie zamestnancov.

Ako dopadli výsledky produktivity práce v open office?

Veľmi zle. Potvrdili sme výskumy kolegov, ktorí v iných krajinách zistili, že v zle postavených open space sa ľudia nevedia sústrediť. Ide predovšetkým o ľudí, ktorí pracujú v účtovníctve alebo v bankovom sektore.

Pre aké firmy sa open office najviac hodí a pre ktoré naopak nie?

Všeobecne sa hodí pre veľké spoločnosti napríklad v IT, hodí sa aj pre call centrá alebo projekčné firmy, kde je potrebné zdieľať informácie. Nehodí sa však vôbec pre firmy spojené s nutnosťou hlasnej komunikácie a sústredenie sa - napríklad vedecké pracoviská alebo v prípade niektorých médií to tiež nie je práve najvhodnejšie riešenie.

Stretli ste sa s prípadmi firiem, kde sa tento model vôbec nehodil a výraznejšie ovplyvnil produktivitu a spokojnosť zamestnancov?

Tých firiem bola viac ako polovica. Aj pomerne známe a veľké firmy urobili obrovské a nevyhovujúce priestory pre svojich zamestnancov. Vôbec tam nebolo svetlo, zle fungovala klimatizácia a zamestnanci mali veľmi málo priestoru. Boli sme z toho celkom prekvapení.

Sú naše respektíve české open space skutočne vhodné na prácu - sú dostatočne prevzdušnené a osvetlené a spĺňajú napríklad aj minimálne rozmery v metroch štvorcových na zamestnanca?

Mnohé nie. Sú temné a depresívne. Stôly by mali mať minimálne dva metre štvorcové a nemali by byť za nimi chodbičky. Mali by byť tiež oddelené jednotlivé miesta. Až 92 percent ľudí má v open space problém, ktorý znižuje ich výkonnosť. Každý druhý má dokonca psychosomatické problémy. Jednoznačne sa ukazuje, že zatiaľ čo v kanceláriách s maximálne dvoma ľuďmi bralo lieky na upokojenie sedem percent zamestnancov, v open space je to 22 percent, teda každý piaty. Problémy z práce sa prenášajú aj do súkromného života a ľudia často trpia nespavosťou alebo poruchou sústredenia sa.

Manažment pri sťahovaní zamestnancov do open space argumentuje väčšinou tým, že takéto usporiadanie je pre firmu zďaleka najefektívnejšie, pretože si ľudia nedovolia v ňom riešiť svoje súkromné veci. To, že sú si zamestnanci navzájom „big Brothers“, ich má motivovať k väčším výkonom. Avšak podľa nášho výskumu je realita v Česku odlišná. Open space môže zamestnancom okrem psychických ťažkostí privodiť aj problémy zdravotné, ktoré sa prejavujú napríklad väčšou chorobnosťou.

Zistili ste pri systéme open space ekonomickú racionalitu tohto rozhodnutia? Hovorí sa o úspore nájomnej plochy.

Všetky snahy o open space sa opierajú o ekonomiku. Avšak nikde na svete sa nepotvrdili. Ani my sme nezaznamenali nejaké veľké. Niekedy je lepšie urobiť polovičné open space. Delené a oddelené kancelárie v klasickom open space, ktoré dávajú pocit súkromia, ale nebránia v zdieľaní informácií. 

Dánski vedci napríklad zistili, že úspory nie sú až také výrazne, keďže sa zvyšuje chorobnosť zamestnancov. Našiel sa v analýze aj tento aspekt?

Dáni úplne potvrdili naše závery. Chorobnosť zamestnancov je v týchto budovách naozaj veľa veľká.

Kto si prácu v open office naopak pochvaľuje? Aký je to typ človeka a v akej profesii? Kde boli výsledky presne opačné?

Väčšinou menej vadí mužom a viac ženám. Najčastejšie problém s open space mali ženy staršie ako 35, naopak pobyt v open space nevadí programátorom. U nich sa prejavuje syndróm open space. Sú nervózni, nevedia sa sústrediť, majú na pokožke červené fľaky. Musia na to okamžite reagovať a komunikovať so zamestnávateľom. Firma ich môže presunúť na pokojnejšie miesto napríklad v okolí oddychových zón.

Líšia sa open office v tomto regióne od tých v USA? Sú rozdiely aj v rámci EÚ?

Áno. Líšia sa výrazne. Dnes sa vo svete robia úplne iné open priestory. Sú upravené ako priestory na bývanie, sú tam veľké chodby a veľa ďalších vecí. A v tomto ohľade Česko aj Slovensko veľmi zaostávajú. U nás sa často stále pokračuje v priestoroch open space ako z osemdesiatych rokoch minulého storočia.

Sú však aj výnimky. Napríklad v Ostrave sa postavil komplex budov IQ Ostrava. Budova má zabudované inteligentné osvetlenie. Senzor denného svetla na streche budovy s viditeľnosťou v rozsahu 360° meria intenzitu a uhol dopadu slnečného žiarenia na budovu. Na základe dát je automaticky regulovaná intenzita svietidiel v budove a tým optimalizovaná osvetlenosť na pracoviskách. Vďaka tomu je hodnota osvetlenosti vždy v súlade platnými normami, ale vždy s maximálnym využitím denného svetla a teda aj maximálnou úsporou elektrickej energie. 

Existuje voľba medzi open officeom a klasickými kanceláriami, ktorá by mohla byť budúcnosťou?

Dnes sa už nenosí robiť nefunkčné open space v štýle veľkej haly. Priestory sa viac diverzifikujú, farebne sa upravujú a hlavne sa premýšľa o tom, ako môžu pôsobiť na zamestnanca.