• Naša firma bola vylúčená z verejnej súťaže z dôvodu, že k prihláške neboli priložené originály príslušných dokladov, ale iba notársky overené kópie, pričom toto rozhodnutie sa malo opierať o predpis vydaný Úradom pre verejné obstarávanie. Existuje nejaký predpis vyššej právnej sily alebo aspoň relevantný judikát, ktorý výslovne stanovuje rovnocennú použiteľnosť notársky overenej kópie a originálu dokumentu a ktorým by sa dalo argumentovať v rámci námietok proti vylúčeniu?

Nenašiel som žiaden zákon ani judikát, ktorý by výslovne stanovil ekvivalentnosť originálu a úradne overenej kópie listiny. Prax je však taká, že z hľadiska právnej sily možno zväčša dať medzi tieto listiny znamienko rovnosti.

Veď načo inak by sa listiny úradne overovali? Ako právnik si myslím, že predloženie úradne overených kópií podkladov namiesto originálov je aj v procese verejného obstarávania v poriadku.

V občianskom súdnom konaní napríklad súdy bez problémov akceptujú úradne overené kópie, niekedy aj fotokópie listín. To isté platí o živnostenských či daňových úradoch. Jednou z mála výnimiek, ktorú z praxe poznám, je prípad znaleckého preskúmavania podpisu na listine.

Vtedy súdni znalci z odboru písmoznalectva (grafológie) vyžadujú predloženie dokumentov v origináli. Inak, požiadavku na predloženie listín výlučne v origináli neobsahuje ani nový zákon č. 523/2003 Z. z. o verejnom obstarávaní, ktorý je účinný od 1.1.2004.

Úradné overovanie listiny notárom sa odborne volá vidimácia. Postup notárov upravuje zákon č. 323/1992 Zb. o notároch a notárskej činnosti (Notársky poriadok) v platnom znení v § 57. Notársky poriadok pri definícii tohto pojmu výslovne hovorí o overovaní správnosti odpisu alebo fotokópie listiny.

Podľa § 57 ods. 2 správnosť odpisu listiny osvedčuje notár alebo ním poverený zamestnanec notára. Osvedčenie listín so vzťahom k cudzine vykonáva iba notár.

Osvedčenie správnosti odpisu listiny sa vyznačí na odpise vo forme osvedčovacej doložky, v ktorej je uvedené: a) či odpis súhlasí doslovne s listinou, z ktorej bol vyhotovený, a či táto listina je originálom alebo osvedčeným odpisom, a z koľkých listov alebo hárkov sa skladá, b) počet listov alebo hárkov, ktoré odpis obsahuje, c) či ide o odpis úplný alebo čiastočný, d) údaj, či sú v predloženej listine zmeny, doplnky, vsuvky alebo škrty, ktoré by mohli oslabiť jej hodnovernosť, f) miesto a dátum vydania, g) podpis osvedčujúceho notára alebo ním povereného zamestnanca a odtlačok úradnej pečiatky notára.

Je síce pravda, že notár vykonaním úkonu neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine. Na druhej strane z osvedčovacej doložky čitateľ overenej kópie listiny zistí, či odpis doslovne súhlasí s originálom a či v pôvodnej listine boli vykonané nejaké zásahy.

Na porovnanie, niektoré zákony výslovne hovoria o tom, že postačuje predloženie úradne overenej kópie listiny. Napríklad podľa § 3 ods. 3 zákona č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri sa do zbierky listín ukladá originál listiny alebo jej osvedčená kópia.