Súčasný trh poradenských a audítorských služieb je zahltený veľkým množstvom názvov najrôznejších ponúk a riešení pre potenciálnych klientov – firmy a inštitúcie. Tento stav spôsobuje neprehľadnosť, zmätok a môže vyústiť až do situácie, keď si klient kúpi či objedná službu, ktorú vôbec nepotreboval alebo si ju predstavoval inak.

Každá firma je na tom podobne ako my všetci. Raz prežíva dobré časy, inokedy bojuje s ťažkou krízou. Podobne je to aj s manažérmi a personálnymi auditmi. Pre všetky prípady života firmy však zostáva platné jedno pravidlo: musí neprestajne zvyšovať svoju produktivitu.

Kríza

Firma je v kríze a musí sa zbaviť ťarchy prebytočných nákladov. Už letmý pohľad na výkaz ziskov a strát (hlavne jeho prostredná časť) dáva tušiť, kde sa dá utiahnuť kohútiky tak, aby sme dosiahli rýchly efekt.

Žiaľ, v tejto situácii sa veľmi často stáva, že manažment nereaguje včas na trendy avizujúce možný nepriaznivý stav a neskoršie generálnym riaditeľom nariadené plošné redukcie pracovných pozícií môžu napáchať (a často aj napáchajú) viac škody ako úžitku. Už v tejto chvíli sa žiada uskutočniť personálny audit zameraný primárne na redukciu mzdových nákladov.

Princíp projektu je „personálna agentúra naruby“. Poradenská spoločnosť hľadá a vyberá tie pracovné pozície, ktoré v aktuálnej situácii firme neprinášajú hodnotu.

Pristavme sa pri skutočnosti, koľko stojí alebo môže stáť firmu jedno pracovné miesto. Predstavme si situáciu, keď firma nájde človeka za pomoci personálnej agentúry, ale potom je nútená ho na základe personálneho auditu prepustiť.

Do ceny pracovného miesta započítame Zákonníkom práce garantované odchodné benefity, požitky poskytnuté firmou pre pracovnú pozíciu, náklady na administratívu spojenú s existenciou pracovného miesta, mzdu a odvody štátu. Nepočítajme nízku produktivitu v skúšobnej a výpovednej lehote.

Vychádza nám u technicko-hospodárskych (TH) pracovníkov osem až deväť mesačných platov navyše. Toľko stojí firmu nový pracovník zaradený ako THP.

Vráťme sa však k personálnemu auditu. Ako sa realizuje? Zjednodušene povedané, konzultanti poradenskej firmy zmapujú činnosti jednotlivých pracovníkov a objektívne posúdia ich časovú náročnosť.

Postupy mapovania sú rôzne. V praxi sa používajú v rôznych kombináciách podľa analyzovaných pozícií tieto prístupy: časové snímkovanie pracovného dňa, vizuálne kontroly pracovísk, analýzy verifikovateľných údajov (tvrdé metriky, napríklad počty faktúr za určité obdobie atď.), benchmarking, analýza využitia IT nástrojov a ďalšie. Spôsoby, ako objektívne zmapovať vyťaženosť pracovníka, sa, samozrejme, líšia od pracovných pozícií.

Plošná demotivácia

Výhody nasadenia poradenskej firmy na realizáciu personálneho auditu sú pre firmu nesporné. Spomeňme nezaujatosť, nestrannosť, žiadne osobné a rodinné väzby, špecializovanú odbornosť.

Nestačí posúdiť iba časovú náročnosť činností pracovníkov

Technickou výhodou pre zadávajúcu firmu je selektívny výber tých pracovných pozícií pre personálny audit (poradenskej firme sa nikdy nenavrhujú konkrétni pracovníci), ktorých pridaná hodnota pre firmu je nízka. Obvyklá je však forma plošného personálneho auditu realizovaného v časti firmy alebo v celej spoločnosti tak, aby boli identifikované všetky pracovné pozície nepridávajúce hodnotu spoločnosti práve poradenskou firmou.

V priebehu realizácie personálneho auditu dochádza k mnohým konfrontačným stretnutiam medzi konzultantmi poradenskej firmy a pracovníkmi auditovanej firmy. Dôsledkom je negatívny psychologický vplyv na zamestnancov. Tento jav nazývame plošná demotivácia.

Jej intenzita je rôzna, od nepatrnej až po dramatickú. Z tohto dôvodu neodporúčame realizovať personálny audit vo firmách, ktoré sa nachádzajú vo fáze rastu.

Stabilita a rast

Firma rastie alebo je vo fáze stability a nie je potrebné uťahovať kohútiky. Manažment sa rozhoduje o forme investícií podporujúcich trend rastu a súbežne pripravuje či realizuje ozdravné rezy. Tento stav možno prirovnať k jarnému strihaniu jabloní. Ako však nájsť suché konáre a nezadať príčinu na vznik paniky a plošnej demotivácie?

Veľkým problémom personálnych auditov býva jednostranné zameranie na časovú náročnosť jednotlivých činností auditovaných pracovníkov. V záverečných správach z takto realizovaných personálnych auditov úplne chýba rovina, nazvime ju rovina posúdenia pridanej hodnoty činností pracovníkov na celkový výsledok firmy.

Typickým príkladom je analytik, controller vytvárajúci v Exceli analytické tabuľky, ktoré okrem neho nikto nepotrebuje a nečíta. On nie je v pozícii, aby mohol na základe svojich zistení a analýz vykonať manažérske rozhodnutie. Jeho činnosti nemali žiadneho zákazníka.

Áno, mierime ku kúzelnému slovu, v posledných rokoch skloňovanému vo všetkých pádoch. Slovo procesy.

Spojenie personálneho auditu (koľko z konára odstrihnúť) a optimalizácie procesov (ktorý konár vybrať na strihanie) znie ako fantastický nápad. Prišlo naň, samozrejme, veľa poradenských firiem, už ho majú vo svojom produktovom porfóliu a s menšími či väčšími úspechmi ho realizujú.

Problém projektu optimalizácie procesov tkvie v tom, že i pri odbornej realizácii je jeho efekt a účinnosť zložito merateľná hodnotou peňazí. V projekte procesno-personálny audit je z tohto dôvodu veľká podpora v časti personálny audit.

Práve ten poskytuje peňažnou hodnotou merateľné zlepšenia vo veľmi krátkom čase. Optimalizácia procesov poskytuje kombinačnému projektu trvalú účinnosť a dáva auditovanej spoločnosti nástroje na naštartovanie trvalého zlepšovania (continual improvement).

V dvoch rovinách

Po úvodných vstupných workshopoch s kľúčovými pracovníkmi auditovanej firmy sa projekt ďalej rozvíja v dvoch rovinách. Procesná rovina obsahuje vytvorenie top level procesnej mapy s vrcholovým manažmentom.

Nasleduje mapovanie procesov do stanovenej úrovne hĺbky ako podklad na vytvorenie procesnej mapy podniku vo formáte AS IS. Fáza mapovania je realizovaná spolu s vymenovanými garantmi z radov stredného manažmentu.

Správne zvolený postup je zhora dolu, pracovne ho nazývame pristávanie vrtuľníka. Paralelne musí prebiehať druhá rovina projektu: personálny audit. Musí sa niesť v maximálne nekonfrontačnom duchu, a preto volíme skôr dotazníkové a formulárové metódy. V nich si sami pracovníci definujú činnosti a odhadujú svoju časovú náročnosť.

Poradenská firma analyzuje dotazníky a formuláre s cieľom identifikovať odchýlky, nezmyselné a neexistujúce činnosti. Chybou je pokúšať sa odhadnúť časovú náročnosť jednotlivých činností obsiahnutých v procesných mapách v AS IS modelu. Tým by sme stratili informáciu o sivej zóne neproduktívnych činností, ktoré nie je možné vztiahnuť k procesom.

Autori sú senior konzultant a obchodný riaditeľ a partner spoločnosti Inventio Consulting.Hays Slovakia, s.r.o.

Ilustračné foto – Profimedia.cz