Plánovanie je jedna z kľúčových činností v živote každej firmy. Aj keď je všeobecne považované za „strašiaka“, stále pribúda tých, čo plánovanie zvládajú úplne v pohode.
Pritom rozdiel nie je vo veľkosti firmy, ani v zložitosti či periodicite plánovania. Pomyselným jazýčkom na váhach môže byť nenáročná plánovacia aplikácia. To najlepšie, čo v tejto oblasti máme, ponúkajú inovatívne nástroje Data Discovery, ako je napríklad QlikView s nadstavbou KliqPlan. Táto aplikácia sa vďaka firme EMARK udomácnila už aj na Slovensku.
Obdobie polnočných káv
Plánovanie je pravidelný proces – a nebudeme maľovať nič na ružovo – je náročný a prípadné chyby, nepresnosti či omeškania, môžu znamenať vážny problém. Zodpovednosť z toho plynúca, prichádza ruka v ruke s obavami a polnočnými kávami.
Rutina je jasná. Raz ročne sa nečerpajú dovolenky, rodina sa musí zmieriť s tým, že nejakú dobu chodíte z práce po nociach, prípadne jej venujete víkendy. Ešte horšie sú na tom plánovači, čo si podobným „cvičením“ prechádzajú každý mesiac. „Takéto plytvanie ľudským potenciálom je neefektívne a vedie nielen k neskorým a nepresným výsledkom, ale aj k pracovnej frustrácii a únave,“ hovorí Martin Kostič zo spoločnosti EMARK.
Môže za to Excel!
Dôvod, prečo je tomu tak, je skrytý v počítačoch „plannerov“. Je ním obľúbený firemný pomocník pre všetko – MS Excel. Je to síce užitočná aplikácia, ktorá mnohé uľahčí, ale na určité operácie nie je stavaná. A plánovanie je často nad jej sily.
Excelu chýba potrebná funkcionalita a „ťah na bránu“. Zložitejšie a rozsiahlejšie operácie kapacitne nestíha vôbec. Štandardné plánovanie v Exceli trvá týždne až mesiace a spôsobuje stres a vrásky na čele zodpovedným pracovníkom.
EXCELentnosť aj bez EXCELu
A teraz si predstavte plánovací proces zrýchlene, ako keď pretáčate film. „Z dní sú sekundy, z týždňov minúty a z mesiacov hodiny. K tomu ešte automatické zdieľanie hotových, aktuálnych a spoľahlivých dát, čo už nepotrebujú konsolidovať. Pritom nejde o nič zložité a nedostupné,“ hovorí M. Kostič o alternatívach Excelu z rodiny Data Discovery.
Ide o intuitívne a užívateľsky nenáročné aplikácie, ktoré zvládne ktokoľvek bez zložitého tréningu. Plánovať môžete začať už v prvých dňoch od inštalácie. Akonáhle je vytvorená štruktúra plánu, plánovací proces a napojené dátové zdroje, systém už ďalej funguje so sekundovými odozvami.
Takéto plánovanie výrazne zníži vyťaženosť plánovačov, čo v podstate zmení ich rolu v plánovacom procese. Ušetrenú kapacitu tak môžu venovať zmysluplnejšej činnosti, ako logika plánu, či iniciatívy smerujúce k jeho naplneniu. Akékoľvek úpravy a analýza ich dopadov je otázkou sekúnd, nie dní. Dosť však bolo teórie, poďme si povedať ako sa plánuje v tradičnom „excelovskom“ svete a kam plánovanie posunú plánovacie nástroje Data Discovery.
Plánovanie výkazu ziskov a strát s Excelom...
Finančné plánovanie je zdĺhavý kolotoč získavania a konsolidácie údajov od jednotlivých oddelení a manažérov, ako aj schvaľovania, revízií a úprav. Plánovač musí najprv rozposlať excelovské šablóny na jednotlivé strediská, ktoré manažéri a vedúci oddelení vypĺňajú a posielajú naspäť. Prípadne musí naháňať vstupy od kolegov, ktoré potom konsoliduje.
„Keďže šablóny sa vypĺňajú ručne, návrhy majú často rôznu formu a obsah. Niekto vyplní text namiesto číslic, iný zase zle pochopí zadanie a podobne. Takéto výstupy sú potom náročné na spracovanie a celý proces sa zbytočne naťahuje. Ak po skonsolidovaní plán nevyzerá dobre, celé „kolečko“ sa musí opakovať,“ upozorňuje M. Kostič.
Na konci tohto procesu je finálny plán. Štandardne si tým treba prejsť raz ročne a potom sa plán priebežne konfrontuje s realitou. Podľa toho sa na mesačnej báze upravujú forecasty a môžeme vidieť ako na tom firma je, prípadne či prijať potrebné opatrenia.
...a plánovanie s Data Discovery
Úplne inak to však vyzerá, ak pracujete s plánovacími nástrojmi Data Discovery. V takom prípade plánovač zadá očakávané hodnoty, tie sa automaticky rozložia na nižšie úrovne – strediská či oddelenia alebo trebárs firmy v skupine. „Manažéri na týchto úrovniach zadávajú svoje plány v požadovanej štruktúre a detaile, pričom plánovač aj manažéri okamžite vidia, či sa „triafajú“ do celkového plánu a môžu svoje plány obratom korigovať,“ pripomína M. Kostič.
Výhodou je, že sa nestráca sila Excelu, keďže plán v aplikáciách Data Discovery vyzerá podobne. Stále je možné definovať rôzne vzorce, výpočty či prepočty, no na druhej strane sa nastaví systém a workflow, ktorý šetrí čas a umožňuje lepšiu kontrolu nad procesom. Tiež je okamžite vidieť porovnanie so skutočnosťou – ako sa darí reálne plniť to, čo je naplánované.
Tok financií pod palcom
Keď plánujete cash-flow, potrebujete si naplánovať sumy a splatnosti faktúr, ako aj ďalšie výdavky, či už sú to prevádzkové náklady, mzdy, dane, úvery či lízingy. Znamená to urobiť množstvo manuálnych úkonov ako úprava splatností faktúr, sumy očakávaných faktúr, prípadne čo bolo alebo nebolo uhradené. To všetko sa musí konsolidovať z účtovného systému a prepisovať do plánu.
Ak však tok hotovosti plánujete s Data Discovery, aplikácia vám automaticky aktualizuje uhradené faktúry, „vidí“ čo má byť zaplatené v blízkej dobe a umožňuje jednoducho upraviť termíny či sumy. Z toho okamžite zbadáte, aký to má vplyv na plán. Vidíte, aké úhrady Vás čakajú dnes, tento týždeň, tento mesiac... A to v podstate bez práce.
Obchodné plánovanie tradičnou cestou...
Podobným spôsobom je možné zdynamizovať aj obchodné plánovanie. Aj tu je problémom prácnosť a zdĺhavosť celého procesu. Sales manažér si sťahuje údaje o predajoch z faktúr do jednotnej šablóny, ktorú posiela obchodníkom. Tí vyplnia forecasty a pošlú ich naspäť na konsolidáciu a porovnanie s plánom. Následne ich vráti obchodníkom na prepracovanie. Ručná konsolidácia a už spomínaná „ľudová tvorivosť“ pri vypĺňaní vedú k tomu, že manažér potom sedí v práci do noci len preto, aby dal dokopy plán, namiesto toho, aby rozmýšľal nad iniciatívami, komunikoval s tímom alebo s klientmi.
Častým problémom býva aj príliš nízka úroveň detailov. „Ste schopní vidieť maximálne súhrn za obchodníka a produkt. Ak však potrebujete detaily týkajúce sa plnenia targetov podľa klientov, výrobcov či iných kategórií, jednoducho máte smolu,“ pripomína M. Kostič.
Data Discovery pomôže zarábať viac
Tým, že dáta týkajúce sa predaja sa automaticky sťahujú zo systému z faktúr či objednávok, každý ihneď vidí, koľko a akých produktov bolo predaných, prípadne komu. Zároveň každý obchodník vidí svoj target, pričom raz mesačne vyplní výhľad na najbližšie obdobie. Ihneď sa mu zobrazí porovnanie s plánom a vie prípadne svoj forecast modifikovať.
Ten istý pohľad má aj obchodný riaditeľ, ktorý tak môže obchodníka povzbudiť ohľadom zvýšenia forecastov. Úsilie sa tak presúva z vypĺňania tabuliek na reálnu obchodnú prácu a obchodné iniciatívy.
Tradičné plánovanie výroby je hrozba
Ťažšie ako iní to majú plánovači výroby. U nich to začína tým, že si musia pozrieť objednávky, aby mali prehľad o tom, čo, kedy a v akom množstve sa má vyrábať. Následne musia za pomoci Excelu prepočítať vyťaženie kapacít liniek, skladov, distribúcie či dostupnosť zásob. Ak nestačia skladové priestory alebo vzniká prestoj na niektorej z liniek, musia to celé prepočítavať znovu. To isté platí aj pre zmeny, ktoré sa potom musia prispôsobiť aktuálnym požiadavkám výroby.
Tento postup je nutné dookola opakovať pri každej odchýlke od pôvodného plánu, pri každej novej objednávke či zmene požiadaviek zákazníka. Navyše, hrozia nepresnosti v pláne kapacít, či výrobnom programe, čo môže skončiť chybnými výrobkami, odstávkou časti výroby alebo sťažnosťami klientov. A to je reč je o sektore, kde napr. neplánované odstavenie vysokej pece môže položiť fabriku. „Znie to až neuveriteľne, ale aj napriek všetkým týmto rizikám výrobné firmy u nás vo väčšine prípadov plánujú v Exceli. Takýto hazard sa môže vypomstiť,“ varuje M. Kostič.
Dynamický plán výroby bez Excelu
Ak však plánujete výrobu s aplikáciami Data Discovery, máte oveľa ľahší život. Prijaté alebo predpokladané objednávky sa od obchodníkov automaticky sťahujú do plánovacieho systému. Ten môžete jednoducho nastaviť podľa aktuálnej potreby, viete zohľadniť potrebné parametre, technicko-hospodárske normy, kapacity a nastaviť tak workflow.
„Stačí zadať vstupné parametre a predpokladaný výrobný plán a všetky detaily či kapacity sa automaticky prerátajú. To je obrovský prínos, pretože firma okamžite vidí ako sa zmena prejaví na vyťažení kapacít a úzkych miestach naprieč celým výrobným programom,“ dodáva Martin Kostič.
Vyšším stupňom je možnosť automatickej optimalizácie výrobného plánu, čiže systém sám identifikuje, čo a v akom objeme sa má vyrábať, aby sa minimalizovali úzke miesta a naplnili požiadavky zákazníka.
Chcete sa o plánovacom module KliqPlan dozvedieť viac? Zaregistrujte sa na bezplatný EMARK seminár, ktorý sa uskutoční 10. decembra v Bratislave. Registrácia a viac informácií TU.
