Ktoré dokumenty je potrebné priniesť do podateľne súdu s návrhom na zápis údajov podnikateľa či firmy do obchodného registra, stanovuje vyhláška č. 25/2004 Z.z. Upravuje vzory tlačív na podávanie návrhov na zápis do obchodného registra a zoznam listín, ktoré je potrebné k návrhu na zápis doložiť.
Napríklad na zápis spoločnosti s ručením obmedzeným je potrebné vyplniť formulár v prílohe č. 7. Návrh (formulár) je potrebné doplniť kolkovou známkou – v prípade spoločnosti s ručením obmedzeným v hodnote desaťtisíc korún.
Tlačivá formulárov na návrh na zápis sú k dispozícii na súdoch. Štandardizované formy, bez ktorých vyplnenia už súd zápis nevykoná, je pritom možné nájsť aj v internete na stránke ministerstva spravodlivosti (www.justice.sk) v červenom poli pod ikonou „Obchodný register – formuláre“.
Nie je preto potrebné ísť si po ne na súd. Platný je každý správne vyplnený formulár – „aj stiahnutý z internetu a vyplnený perom či v počítači“, hovorí L. Žitňanská. Podpisy overené notárom na nich, samozrejme, nesmú chýbať. K návrhu na zápis s.r.o. je potom potrebné priložiť niekoľko listín. Kvôli prehľadnosti ich pre každú právnu formu vyhláška stanovuje osobitne.
Pri spoločnosti s ručením obmedzeným sa pripája napríklad spoločenská zmluva, stanovy či listina, ktorou sa preukazuje podnikateľské oprávnenie na vykonávanie činnosti, ktorá sa do obchodného registra má zapísať ako predmet podnikania.
Po prijatí podateľňou súdu príde k preverovaniu návrhu podľa paragrafu 6 a 7 zákona o obchodnom registri. Súdny úradník napríklad kontroluje, či návrh podala oprávnená osoba, či bol zaplatený súdny poplatok a či sú k návrhu pripojené všetky prílohy v štandardnej forme.
Táto fáza preverovania nemá prekročiť päť dní. Ak je návrh bezchybný, prebehne registrácia (zápis údaja do obchodného registra) a podnikateľ či firma dostane potvrdenie o jej obsahu. Rovnako mu súd vydá alebo odošle bezodkladne po vykonaní zápisu výpis z obchodného registra. Súčasne súd zabezpečí zverejnenie obsahu výpisu v Obchodnom vestníku.
Ak má podanie chyby, registráciu súd nevykoná, ale oznámi navrhovateľovi odmietnutie vykonania zápisu so zdôvodnením – uvedením presných nedostatkov návrhu.
Odo dňa doručenia tohto oznámenia začína podnikateľovi plynúť 15-dňová lehota, v ktorej môže podať námietky a návrh doplniť. Rozhodovanie o námietkach sa už riadi Občianskym súdnym poriadkom a vec sa dostáva od vyššieho súdneho úradníka pred sudcu.
