Snáď ste sa už stihli pozrieť na Vašich vyslaných zamestnancov, overili pod akým pracovno-právnym inštitútom sú vyslaní do zahraničia (blog.etrend.sk/radovan-ihnat/preco-sa-bat-vyslanych-zamestnancov.html; Pozor, vyslanie podľa pravidiel nadnárodnej spoločnosti X neplatí). Ak máte správne nastavenú zmluvnú dokumentáciu (pracovnú zmluvu, dohodu o dočasnom pridelení, tj vysielací list, atď…) a aj správne vyplácate cestovné náhrady, administratíva a ani náklady nekončia…

Pracovné právo ešte raz ...

Ešte je tu legislatíva EÚ a najmä Smernica o vysielaní pracovníkov a jej implementácia v legislatívach jednotlivých štátov EÚ. Podľa tejto musí zamestnávateľ vyslaným zamestnancom (na pracovných cestách za účelom poskytovania služieb, dočasne prideleným v rámci EÚ, aj zamestnancom s miestom výkonu práce v inej krajine EÚ) garantovať pracovno-právne nároky minimálne v rozsahu podľa legislatívy krajiny výkonu práce. Okrem iných aj minimálnu mzdu v danej krajine. A niektoré členské štáty pri implementácii Smernice vyžadujú poskytovať zamestnancom na svojom území nielen minimálnu, ale dokonca porovnateľnú mzdu aká je poskytovaná domácim zamestnancom.  

Preto je dôležité pri projektoch v zahraničí, na ktoré vysielate zamestnancov overiť s Inšpektorátom práce, či ich pracovno-právne podmienky spĺňajú požiadavky krajiny vyslania. A netreba to podceňovať. Zahraničné inštitúcie sú v tomto často aktívne. 

Sociálne poistenie

Slovenský zamestnávateľ nesmie pri vysielaní zamestnanca zabúdať ani sociálne poistenie. V rámci krajín EÚ totiž platí pravidlo, že zamestnanec môže byť v jednom čase poistený iba v jednom systéme sociálneho poistenia. A základný princíp je prispievať do systému krajiny, kde zamestnanec fyzicky vykonáva prácu.

Našťastie z tohto pravidla existuje niekoľko výnimiek, ktoré umožnia vysielaným zamestnancom ostať v slovenskom systéme. Avšak väčšinou je nutné si tieto výnimky uplatniť. Tak v prípade vyslania (príslušná EÚ legislatíva má vlastnú definíciu vyslania, kde spadajú pracovné cesty za účelom poskytovania služieb – aj pri týchto je potrebné žiadať potvrdenie A1! - aj dočasné pridelenie v dĺžke do 2 rokov) ako aj v prípade zamestnancov pracujúcich na území dvoch a viacerých štátov EÚ.

Čo sa môže stať ak to zanedbáte? Nuž ak sa neuplatní výnimka, môže sa začať uplatňovať základné pravidlo a zamestnanci sa môžu dostať do systému sociálneho poistenia krajiny v ktorej pracujú. A to by bolo nepríjemné z rôznych dôvodov. Dodatočná administratíva, nezaplatené zahraničné odvody a príslušné sankcie (pre zamestnávateľa aj zamestnancov), ale aj otázne nároky zamestnancov (a často aj rodinných príslušníkov) v prípade choroby či pracovného úrazu.

Takže je v záujme slovenských zamestnávateľov aj ich vyslaných zamestnancov mať túto agendu pod kontrolou (a overiť či všetci majú vystavené slovenské potvrdenia A1).

Dane

Pozor na ne... Vyslaní zamestnanci sa často z dôvodu vyslania stávajú zdaniteľnými v krajine vyslania. A to znamená dodatočné povinnosti pre zamestnávateľa aj zamestnanca v zahraničí aj na Slovensku. V prvom kroku administratívne povinnosti súvisiace so zdanením v oboch krajinách (preddavky na daň, daňové priznania, eliminácia dvojitého zdanenia, zdanenie súkromných príjmov...)

A vyslanie do krajiny s vyššími daňami ako v SR môže pre zamestnanca znamenať aj dodatočné daňové zaťaženie. Skúste motivovať zamestnanca ísť na 2 roky pracovať mimo Slovenska, presunúť tam rodinu (alebo ich vídavať cez víkendy), keď ešte hrozí, že bude aj platiť vyššie dane... Preto nadnárodné spoločnosti často zamestnancom garantujú dodatočné príplatky a zároveň štandardnú výšku čistej mzdy. Ale pojmy „čistá mzda“ ani „hypotetická daň“ v zákonníku práce (ani v žiadnom inom zákone) nenájdete... A zákonník práce jasne stanovuje povinnosť mať mzdu ako údaj v pracovnej zmluve a všetkých jej dodatkoch. Takže Váš globálny vysielací list možno nie je celkom v súlade so zákonníkom práce a vyžaduje úpravu ...

A pozor aj na dane korporátne … Každá transakcia s prepojenými osobami podlieha pravidlám transferového oceňovania. A to platí aj pre prenájom zamestnancov. Takže nezabúdať na príslušnú dokumentáciu a stanovenie správnej marže a nákladovej bázy. A aj na daňovú uznateľnosť nákladov, ktoré súvisia s vyslanými zamestnancami.

Účtovníctvo

Na záver ešte krátko k účtovníctvu. Pri nastavovaní vysielacích štruktúr naň nemožno zabúdať a môže mať zásadný dopad na mnohé iné oblasti. Takže už pri nastavení vyslania je potrebné pripraviť príslušné účtovné postupy. Ako účtujete pri zamestnancoch s garantovanou čistou mzdou zrazenú „hypotetickú daň“? Ako účtujete daň hradenú zamestnávateľom za vyslaného zamestnanca? Ako zúčtujete zadržanú „hypotetickú daň“ a daň zaplatenú spoločnosťou za vyslaného zamestnanca  so zahraničným užívateľským podnikom?

Čo povedať na záver? Ešte stále si myslíte, že máte všetko nastavené správne a nákladovo efektívne ??? Raz keď si zamestnanci začnú uplatňovať svoje zákonné nároky (napr. 33 000 eur diét môže byť silná motivácia) alebo sa zobudia úrady (ktoré si možno raz spočítajú, že pri zamestnancoch možno získať dodatočných 19-25% na dani a 48,6% na odvodoch) alebo Vám zahraničný partner bude hroziť ukončením spolupráce z dôvodu nízkych miezd zamestnancov, môže byť neskoro začať situáciu riešiť. Hľadajme však radšej spôsoby ako vyslaných zamestnancov podporiť a nie dôvody prečo to nejde a aké je to komplikované (a kto iný je za to zodpovedný). Veď títo zamestnanci sú pre spoločnosť kľúčoví. A existujú dobrí poradcovia, ktorí Vám vedia s touto agendou pomôcť.

[ENGLISH VERSION]

Why to be afraid of assigned employee II – the costs continue...

Hope you had time to review situation of your assigned employees and to define the proper labour-law institute under which they have been assigned (blog.etrend.sk/radovan-ihnat/preco-sa-bat-vyslanych-zamestnancov.html). If you have properly set-up the contractual documentation (employment contract, assignment letter, etc) and you found out that you pay correct travel allowances, still this is not the end of your obligations…

Labour law once again...

There is still the EU legislation, in particular Directive on Posting of employees, as implemented by particular EU Member States. Based on this, the employer is obliged to guarantee to the assigned employees (on business trips for provision of services, employees temporarily assigned within EU or employees with place of work abroad) certain labour-law rights (including salary) at least at the level of minimum rights applicable in the host country. However, some EU Member States implemented the Directive in a way that the employees must have granted not just minimum but even comparable rights as provided to the local employees in the host country.

Thus, it is important in the case of foreign projects to which you assign employees to verify with the Slovak Labour Inspectorate whether the applicable labour law conditions meet requirements of the host country. And this should not be underestimated. Foreign Authorities are sometimes very active in this respect.

Social security

The Slovak employer should not forget about the social security issues when assigning the employee abroad. Within the EU there is a rule that the employee can be, at one time, insured in one social security system only. And the basic rule is that it is the country in which he/she physically performs the work.

Fortunately, there are some exceptions from this rule allowing employees to stay in the Slovak system. However, usually it is necessary to apply for these exceptions. This applies to employees on the assignment (relevant EU legislation contains its own definition of the assignment covering foreign business trips – also for these you need to request A1 certificate! – as well as temporary assignment to another EU Member State not exceeding 2 years) as well as in the case of employees working in 2 or more Member States.  

What may happen if you forget about it? If the relevant exception is not used, the basic rule might start to be applicable and employees may fall into the host country social security system. And this could be unpleasant for various reasons. Additional administration, unpaid foreign contributions and relevant sanctions (for the employer and employees), but also questionable rights (for employee and often also family members) in the case of illness or accident.

Thus, the Slovak employer as well as the assigned employees should have this agenda under control (and to verify if all assigned employees have issued Slovak A1 certificates).

Taxes

Assigned employees become often taxable in the host country. This triggers additional obligations for the employer as well as the employee in Slovakia as well as abroad. In the first step, administrative duties related to the taxation in both countries (tax prepayments, double taxation elimination, private income taxation, etc).

In addition, taxation in the host country with higher taxes than in Slovakia triggers additional tax burden for the assignee. Try to motivate an employee to go on the assignment outside Slovakia, relocate the family (or see them just during weekends), while at the end he/she will receive lower net salary… Therefore the international companies often guarantee to employees additional allowances and the agreed net salary. However, there are no such terms as “net salary” or “hypothetical tax“ in the Slovak Labour Code (or any other law)… And the Slovak labour law clearly stipulates that the salary is a mandatory part in the employment contract and is appendixes. So your global assignment letter might not be fully in compliance with requirements of the Slovak Labour Code and requires some amendments…

And take care also about corporate taxes. Each transaction with related parties needs to be in compliance with the transfer pricing rules. And this applies also in the case of the assignment of employees within the Group. So do not forget about the relevant contractual documentation, a determination of the appropriate profit margin and the costs basis. And also on the tax deductibility of costs related to assigned employee.

Accounting

Few words regarding accounting. When setting-up an assignment structure/policy you must think about it as it can have significant impact on many areas mentioned above. How do you record in your accounting books eg. “hypothetical tax” withheld from the salary of the assignee with guaranteed net salary? Or the tax liability settled by company on behalf of the assignee? How do you reconcile the hypothetical tax (kept by you) and actual tax (paid by you) with the host country entity to which the employee has been assigned?

What to say at the end? Do you still think that all your assignments are set-up correctly and cost efficiently? Once when the employees start claiming their benefits (eg per diems of EUR 33,000 can be strong motivation) or the Authorities wake-up (one day they calculate that in the case of employees they can collect additional tax of 19-25% and social security contributions of 48,6%) or your foreign business partner starts threating about the termination of the cooperation because of low salaries it can be too late to start looking for solutions. Let’s try to look for options how to support the assigned employees and not reasons why it cannot be done and how complicated it is (end who other is actually responsible for this agenda). They are the key employees for the company. And there are still good advisors who can help you with this agenda.