Česká a Slovenská republika sú už vyše 20 rokov samostatné štáty. V biznise to však často úplne neplatí a mnohé nadnárodné spoločnosti naďalej pristupujú ku Slovenskej a Českej republike ako k jednému trhu. Jedným z dôsledkov takéhoto prístupu je, že tieto spoločnosti vytvárajú spoločný manažment pre obe krajiny, pri ktorom je jeden manažér zodpovedný za funkcie (marketing, obchod, financie, HR, logistika a iné oblasti) pre obe krajiny, čiže vykonáva tieto aktivity v rámci slovenskej aj českej spoločnosti.

Pri nastavovaní takéhoto “česko-slovenského” modelu riadenia majú spoločnosti veľmi dobre posúdené finančné a organizačné výsledky a úspory. Otázne však je či rovnakú pozornosť venujú aj samotnému štruktúrovaniu pozícií “česko-slovenských” manažérov z pohľadu pracovného práva, cestovných náhrad, sociálneho a zdravotného poistenia alebo daní.

Najlepšie to bude ilustrovať na príklade 2 rôznych českých manažérov, ktorí majú určitú zodpovednosť aj za slovenský trh / slovenskú spoločnosť a časť pracovných aktivít vykonávajú na území SR.

Pani Zdenka Chytrá vykonáva funkciu marketingovej manažérky skupiny ALFA pre ČR a SR, pričom je zamestnaná českou spoločnosťou. 50% svojho pracovného času však venuje marketingovým aktivitám sesterskej slovenskej spoločnosti (ktorá nemá iného marketingového manažéra), pričom časť pracovného času trávi na Slovensku.

Pán Peter Múdry je regionálnym finančným manažérom skupiny BETA, pričom je zamestnaný českou spoločnosťou a zodpovedá za región strednej Európy (SR, ČR, HUN, POL). Časť pracovného času fyzicky trávi v SR, kde kontroluje a dohliada na aktivity finančného oddelenia slovenskej spoločnosti.

Pre spoločnosti ako aj pre oboch zamestnancov, sa vynárajú rôzne otázky:

  • Aká zmluvná dokumentácia musí byť medzi spoločnosťami uzatvorená? Ako prefakturovať náklady? S akou maržou?
  • Do akého systému sociálneho poistenia majú zamestnávatelia/zamestnanci prispievať?
  • Kde majú zamestnávatelia/zamestnanci platiť Dane? (Kto je tá Dana, čo jej všetci platia :) ?)
  • Aké cestovné náhrady zamestnancom patria?

Ak ste teda našli vo svojich organizáciách pani Chytrú a pána Múdreho tak rozhodne čítajte ďalej… Dnes sa pritom chcem zamerať najmä na otázku zdaňovania samotných zamestnancov.

V prvom kroku by mali spoločnosti posúdiť náplň aktivít pani Chytrej a pána Múdreho a zosúladiť ich s ustanoveniami českého / slovenského zákonníka práce. Obe tieto zákony pritom v zásade definujú podobné inštitúty pre výkon práce zamestnanca v zahraničí a to dočasné pridelenie k inému zamestnávateľovi alebo pracovnú cestu (resp. ešte zmenu miesta výkonu práce do zahraničia; tento inštitút sa môže uplatniť napr. v prípade organizačných zložiek).

Pracovno-právne aspekty a cestovné náhrady si určite zaslúžia samostatný článok a je potrebné sa nimi podrobne zaoberať (vrátane relevantnej EÚ legislatívy). A rozhodne netreba tieto veci podceňovať, cestovné náhrady vysielaných zamestnancov môžu narásť do veľmi materiálnych súm a treba ich oddeľovať od príplatkov (allowances) definovaných rôznymi skupinovými smernicami …

Veľmi v skratke, zásadný rozdiel medzi inštitútmi dočasného pridelenia a pracovnej cesty je v tom, že pri pracovnej ceste zamestnanec vykonáva prácu podľa pokynov vedúceho zamestnanca, ktorý ho na pracovnú cestu vyslal. Na druhej strane, pri dočasnom pridelení zamestnanec vykonáva činnosť podľa pokynov užívateľského zamestnávateľa.

Ak si spoločnosti vypracujú takúto funkčnú analýzu aktivít pani Chytrej a pána Múdreho, aktivity pani Chytrej skôr napĺňajú kritéria dočasného pridelenia (aj keď česká legislatíva má širšiu definíciu pracovnej cesty; to už nechám na českých právnikov), nakoľko jej aktivity v SR sú realizované podľa inštrukcií slovenskej spoločnosti (operatívne marketingové aktivity slovenskej spoločnosti). Aktivity pána Múdreho skôr napĺňajú kritéria pracovnej cesty, nakoľko jeho aktivity sú vykonávané pre českú spoločnosť (manažérske riadenie a kontrola lokálneho manažmentu).

Na základe takejto analýzy môžu česká a slovenská spoločnosť posúdiť, či medzi nimi dochádza k prenájmu zamestnancov (resp. časti ich pracovnej kapacity) alebo poskytnutiu manažérskych služieb. Týmto záverom by mali zodpovedať aj zmluvy medzi spoločnosťami ako aj medzi zamestnávateľom a zamestnancom, na čo nadväzujú úvahy o refakturácií nákladov, uplatnených marží, “transfer pricing” dokumentácii, atď.

Otázka sociálneho a zdravotného poistenia je takisto veľmi komplexná, najmä ak zoberieme do úvahy aj skutočnosť, že zahŕňa nielen odvody, ale aj potenciálne dávky a nároky pre zamestnancov, prípadne aj ich rodinných príslušníkov. V každom prípade by mal zamestnávateľ pre “česko-slovenských” manažérov zabezpečiť potvrdenia o uplatniteľnej legislatíve.

A dostávame sa k zásadnej otázke tohto článku; Majú pani Chytrá a pán Múdry povinnosť platiť dane na Slovensku?

V prípade pani Chytrej je odpoveď veľmi pravdepodobne ÁNO. Slovenský zákon o dani z príjmov aj Zmluva o zamedzení dvojitého zdanenia medzi SR a ČR totiž definujú koncept tzv. ekonomického zamestnávateľa, podľa ktorého slovenská spoločnosť môže byť považovaná, pre účely daní, za zamestnávateľa pani Chytrej aj ak nie je právnym zamestnávateľom avšak koná podľa pokynov a príkazov slovenskej spoločnosti, v jej mene a na jej zodpovednosť.

Aj podľa Komentára k Modelovej zmluvy OECD zrejme musíme dospieť k záveru, že pani Chytrá skutočne je “ekonomickou” zamestnankyňou slovenskej spoločnosti, keďže:

  • Je integrovaná do organizačnej štruktúry slovenskej spoločnosti;
  • Slovenská spoločnosť znáša riziká jej práce;
  • Slovenská spoločnosť organizuje a riadi jej každodennú prácu;
  • Slovenská spoločnosť znáša jej mzdové a odvodové náklady ...

Pre úplnosť je potrebné ešte pripomenúť základné daňové pravidlo “obsah nad formu”, čiže treba posudzovať skutočný obsah aktivít pani Chytrej a nie právnu formu aká je nastavená spoločnosťami.

Komentár OECD obsahuje aj konkrétne príklady, ktoré rozlišujú medzi prenájmom zamestnancov a poskytovaním služieb. Ani jeden z príkladov však zrejme nezmení záver v prípade pani Chytrej.

V prípade pána Múdreho sa dá naopak uzavrieť, ako indikuje aj jeden z príkladov v Komentári OECD, že jeho aktivity sú skôr súčasťou aktivít jeho vysielajúceho zamestnávateľa a teda nesplní kritéria “ekonomického” zamestnanca slovenskej spoločnosti.

Ale POZOR; ak pán Múdry nebude považovaný za “ekonomického” zamestnanca slovenskej spoločnosti, to ešte neznamená, že na Slovensku nemusí platiť dane. Česko-slovenská zmluva o zamedzení dvojitého zdanenia dáva Slovensku právo zdaňovať príjem pána Múdreho aj v prípade ak sú jeho aktivity (náklady) priraditeľné stálej prevádzkarni, ktorá českej spoločnosti vznikla v SR. Téma stálych prevádzkarní je, ako inak, veľmi komplexná ... Tak opäť len stručne, českej spoločnosti môže v SR vzniknúť buď tzv. klasická stála prevádzkareň, ak má pán Múdry, prípadne jeho kolegovia v SR stále miesto, prostredníctvom ktorého česká spoločnosť sústavne vykonáva na Slovensku svoje podnikateľské aktivity (budova, kancelária, stôl a pod.).

A ak by náhodou slovenská “klasická” stála prevádzkareň českej spoločnosti nevznikla (keďže pán Múdry a jeho kolegovia nebudú mať v SR žiadne stále miesto výkonu aktivít), od roku 2014 slovenská legislatíva ako aj Zmluva o zamedzení dvojitého zdanenia medzi SR a ČR znova definuje aj tzv. “službovú” stálu prevádzkareň. Podľa tohto konceptu stála prevádzkareň českej spoločnosti na Slovensku vzniká aj v prípade ak zamestnanci českej spoločnosti poskytujú služby na území Slovenska viac ako 183 dní v akomkoľvek 12-mesačnom období. Ale POZOR, do úvahy sa berú všetci zamestnanci českej spoločnosti; takže ak pán Múdry strávi na Slovensku 100 dní ročne a jeho kolega iných 100 dní, českej spoločnosti v SR vznikne službová stála prevádzkareň a všetci zamestnanci českej spoločnosti, ktorí fyzicky poskytovali služby na území SR sa tu stávajú zdaniteľnými...

Ufff, je to komplikované. Tak tá zásadná otázka - čo hrozí ak pani Chytrá alebo pán Múdry na Slovensku dane platiť nebudú (a mali by)?

Nuž v prvom rade hrozí, že obaja budú povinní doplatiť slovenské dane a príslušné sankcie. Tieto sankcie hrozia tak pre zamestnávateľa, ktorý mal zrážať preddavky na daň a nezrážal ich, ako aj pre oboch zamestnancov, ktorí mali podať daňové priznanie a zaplatiť daň. A netreba zabúdať, že v oboch prípadoch môže daňový úrad otvárať daňové záležitosti až 10 rokov dozadu (kedy už možno obaja budú dávno u iných zamestnávateľov a je otázne či v ČR ešte bude možné podať dodatočné daňové priznanie) ....

A v prípade pána Múdreho netreba zabúdať, že daňovníkom, môže byť aj stála prevádzkareň českej spoločnosti, ktorá na Slovensku mala byť registrovaná a taktiež platiť dane. A aby sa slovenská spoločnosť netešila pridlho, riziko sankcie hrozí aj tej, nakoľko podľa “bonzáckeho” paragrafu zákona o dani z príjmov je povinná nahlásiť každú zmluvu, ktorá môže zahraničnej spoločnosti v SR založiť stálu prevádzkareň.

Akokoľvek sú finančné riziká nepríjemné a potenciálne materiálne (aj keď o efektívnosti slovenského sankčného mechanizmu v oblasti daní by sa dalo veľmi polemizovať), z globálneho pohľadu je pre spoločnosti zrejme oveľa významnejšie riziko reputačné. V centrálach skupín by zrejme informáciu o nedoplatkoch na daniach ich kľúčových manažérov neprijali s nadšením...

Takže ak ste našli pani Chytrú a pána Múdreho aj vo Vašej spoločnosti je najvyšší čas konať. Minimálne informovať príslušných regionálne/globálne tímy, ktoré sú v rámci skupiny zodpovedné za takéto daňové alebo vysielacie štruktúry. Nech ten Čierny Peter nezostane vo Vašich rukách ... A ak ste vy pani Chytrá či pán Múdry, o dôvod viac (sa nedať odradiť ďalším pravidlom nadnárodných spoločností – ak na to nemáme proces, tak problém neexistuje :)).

 ENGLISH VERSION

“Czech-Slovak” managers and their taxation

Czech and Slovak Republic have been separate counties for more than 20 years. However, the business rules are often different and lot of multinational companies approach both countries as one market. One of the consequences of such an approach is that the companies set-up one management for both countries, while one manager is responsible for functions (marketing, finance, HR, logistics …) for both countries, i.e. he/she performs these activities on behalf of both, the Czech company and the Slovak company.

When setting-up the “Czech-Slovak“ model of management companies consider very carefully financial and organisational impacts and savings. However, the question is whether they consider in the same detail also the structuring of positions of „Czech-Slovak“ managers from the perspective of labour law, travel allowances, social security and taxes.

I will illustrate these issues on an example of 2 Czech managers who have certain responsibilities also for the Slovak market/company and they perform a part of working activities in Slovakia.

Ms Zdenka is a marketing manager of the group ALFA for Czech Republic and Slovakia, while she is legally employed by the Czech company. However, she devotes 50% of working time to the marketing activities of the „sister“ Slovak company (which does not have its own marketing manager), while she every month spends several days in Slovakia.

Mr Peter is a regional financial manager of the group BETA; while legally employed by the Czech entity, he is responsible for the region of Central Europe (Slovakia, Czech Republic, Hungary and Poland). A part of working activities he performs in Slovakia where he controls and supervises activities of the financial department of the Slovak company.

There are several issues to be considered by both companies:

  • What contractual documentation must be concluded between companies? How to recharge costs? What profit margin to apply?
  • To which social security system the employers/employees should contribute?
  • In which country(ies) should employers/employees pay taxes?
  • What travel allowances should be provided to the employees?

Labour law

As a first step, companies should consider the scope of activities of Ms Zdenka and Mr Peter and make sure they are compliant with provisions of the Czech/Slovak labour law. Both legislations define very similar concepts for performance of work abroad, i.e. temporary assignment to another employer or business trip (also a change of the working place to abroad, applicable eg in the case of branches).

I will describe labour law aspects in my next articles as it is necessary to consider them properly (including relevant EU legislation). And you should not underestimate them, eg travel allowances of assigned employees might grow to very material amounts and should be differentiated from the various allowances granted based on Global Mobility Policies of the multinational groups...

Very briefly, a basic difference between institutions of temporary assignment and business trip is that during the business trip the employee performs the work based on instructions of the legal (sending) employer; On the other hand, during the temporary assignment the employee acts based on instructions of the „using/economic“ employer.

Once the companies prepare the function analysis of activities of Ms Zdenka and Mr Peter, activities of Ms Zdenka likely meet criteria of the temporary assignment (although the Czech legislation has a wider definition of the business trip – to be considered by Czech lawyers), as her activities in Slovakia are realized based on instructions and for the benefit of the Slovak company (operational marketing activities of the Slovak company). Activities of Mr Peter have features of a business trip as his activities in Slovakia are part of activities of the Czech company (management and supervisions of the local management).

Based on this analysis, the Slovak and Czech companies may conclude whether there is rental/hire-out of employees (of a part of their working capacity) or the provision of services concerned. The contractual documentation should reflect this conclusion. Subsequently, there should follow questions of a recharge of costs, applicable profit margin, transfer pricing documentation, etc.

A question of social security and health insurance is very complex as well, in particular if you consider that it covers not only contributions but also potential premiums and claims of the employees, eventually also their family members. In any case, companies should make sure that the „Czech-Slovak“ managers have available the relevant PDA1 certificates.

Taxes

Finally we reach the basic question of this article. Do Ms Zdenka and Mr Peter have to pay taxes in Slovakia?

In the case of Ms Zdenka the answer is very likely YES. The Slovak Income Taxes Act as well as the Tax Treaty between the Czech Republic and Slovakia define the concept of the „economic“ employer, based on which, the Slovak company can be considered, for tax purposes, to be the employer of Ms Zdenka. Also according to the Commentary to the OECD Model Tax Treaty we would likely conclude that Ms Zdenka is the „economic“ employee of the Slovak company as:

  • She has been integrated into its organisational structure;
  • The Slovak company bears risks of her work;
  • The Slovak company organizers and manages her standard work in Slovakia;
  • The Slovak company bears her salary and social security costs ...

For completeness, it is necessary to mention the basic tax rule „substance over form“, i.e. i tis necessary to consider the real scope of activities of Ms Zdenka rather than the legal form of her activities.

The OCD Commentary includes also some examples differentiating the hire-out of labour and provision of services. However, none of them changes the conclusion in the case of Ms Zdenka.

Nevertheless, in the case of Mr Peter, as indicated also in one of the examples in the Commentary, the conclusion would likely be that his activities are a part of the activities of the Czech company (the  legal employer) and, thus, he does not meet criteria of the „economic“ employee of the Slovak company.

HOWEVER, the fact that Mr Petr will not be considered to be the „economic“ employee of the Slovak company does not mean that he will not be taxable in Slovakia! The Tax Treaty between Slovakia and Czech Republic gives to Slovakia a right to tax Mr Peter’s income if his activities (costs) are attributable to the Slovak permanent establishment of the Czech entity. A topic of permanent establishments is, of course, very complex… Very briefly; the Czech company may create a „standard” permanent establishment in Slovakia if Mr Peter and his colleagues have in Slovakia a fixed place from which they continuously perform activities in Slovakia (building, office, desk…). If there is no a fixed permanent establishment created, since 2014 the Slovak legislation as well as the Tax Treaty recognize also concept of the “service” permanent establishment. Based on this, the permanent establishment of the Czech company in Slovakia is created if the Czech employees provide services in the area of Slovakia more than 183 days in any 12-month period. And all employees of the Czech company do count. So if Mr Petr spends in Slovakia 100 day and his colleague another 100 days, the permanent establishment has been created and all employees of the Czech company, who provided services in Slovakia, become taxable in Slovakia.

Why to care?

Complicated, isn’t it? And this is still just a theory. The practice is even more complicated and the line between rental of employees and provisions of services might be very thin... So what may happen if Ms Zdenka and Mr Peter will not pay taxes in Slovakia (and they should)?

Basically, both employees would be obliged to pay additional Slovak taxes and relevant sanctions. The sanctions would apply to the employer responsible for the proper withholding of tax prepayments as well as to both employees who were obliged to file the tax returns and settle the tax due. And do not forget that in both cases the Tax Authorities can impose penalties for the previous 10 years.

And in the case of Mr Peter do not forget that also the Czech permanent establishment is regarded as the Slovak taxpayer obliged to pay relevant Slovak taxes. And the Slovak entity is also not without a risk; based on provisions of the Slovak Income Taxes Act they are obliged to report to the Slovak tax Authorities any contract based on which there may be created a Slovak permanent establishment of a foreign company.

Whatever financial risks might be unpleasant and material, from the global perspective the reputation risks are even more important. The public information about the tax underpayments of the key local managers could be very bad marketing...

So if you have found Ms Zdenka and Mr Peter in your companies, it is time to do something ASAP. At least to inform relevant regional/global teams responsible for the agenda of global mobility. So that at the end of the day „a ball is not on your side of the table“. And if you are Ms Zdenka or Mr Peter, even more reasons to try to break one of the basic rules of the global companies – if we do not have a process, we do not recognize a problem :-)