V určitej fáze každého úspešného podnikateľského príbehu tak dochádza k zisteniu, že Word či Excel na riadenie firemných procesov už nestačia a je potrebné do firemných procesov zapojiť ERP systém.

Čo je to ERP systém?

ERP alebo „Enterprise Resource Planning“ môžeme na Slovensku poznať aj pod názvom informačný systém, či podnikový informačný systém. Ide o komplexný nástroj, ktorý slúži na riadenie podnikových procesov, ako sú nákup a predaj tovaru, riadenie vzťahov so zákazníkmi, úlohy zamestnancov, skladové zásoby, účtovníctvo či financie. Hlavnou úlohou každého informačného systému je teda optimalizácia a automatizácia firemných procesov.

„Potrebovali sme plynulé a čo najviac automatizované preposielanie informácií medzi e-shopom, skladom a výrobou,” popisuje Marián Németh, Pískacie.

Dáta na jednom mieste

Ak teda firma chce optimalizovať a riadiť firemné procesy, bez ERP systému sa nezaobíde. Centralizáciou firemných procesov do jedného systému, získa podnikateľ nielen lepší pohľad na firemné dáta, ale aj prehľad o skladových zásobách, obchodných príležitostiach, projektoch, vyťaženosti ľudí a pod.

„Automatizácia nás zbavila prepisovania dát a zbytočných chýb, navyše sme schopní vybaviť násobne viac objednávok z e-shopu. Veľkou výhodou je pre nás aj to, že systém umožňuje pristupovať ku všetkým číslam v reálnom čase a odkiaľkoľvek. To oceňujem nielen ako majiteľ LOMAXu, ale aj ako človek, ktorý chce mať prehľad,” hodnotí systém Ivo Langer, Lomax.

V čom pomôže informačný systém

Informačný systém je veľkou pomocou pri každodennom rozhodovaní, umožní lepšiu identifikáciu procesov či oblastí, ktorých chod je potrebné v rámci firmy zefektívniť.

Ak by sme mali rozmeniť na drobné, čo presne nám implementácia ERP systému prinesie, ide o:
• zvýšenie produktivity (napr. zrýchlenie expedície objednávok, redukciu ručného prepisovania dokumentov, zrýchlenie práce zamestnancov, optimálne nastavenie procesov, ...),
• analýzy a reporty, ktoré pomáhajú pri dôležitých rozhodnutiach,
• zlepšenie firemnej komunikácie smerom k zákazníkovi (zákazník presne vie, čo sa deje s jeho objednávkou, kedy mu bude doručený tovar,...),
• integráciu firemných procesov do jedného celku (dáta na jednom mieste, ...),
• úsporu nákladov (nižší počet reklamácii, poriadok na sklade, ...),
• riadenie vzťahov so zákazníkmi.

Ilustračné foto
Zdroj: Solitea
Ilustračné foto

Trh je plný ERP systémov, ako si správne vybrať?

Na túto otázku neexistuje správna odpoveď. V zásade platí, že každý si musí vybrať riešenie, ktoré plne zodpovedá potrebám jeho firmy. Treba však myslieť na to, že malé a stredné firmy majú nielen iné očakávania, ale aj iné finančné možnosti, ako veľké firmy.

Pri hľadaní a výbere správneho ERP pre firmu je tiež dôležité zodpovedať niekoľko otázok:
1. Čo potrebujem v svojom podnikaní zlepšiť?
2. Aké sú moje očakávania od ERP systému?
3. Aké finančné prostriedky viem na implementáciu ERP systému uvoľniť?
4. V akom stave sú moje dáta a s čím všetkým budem potrebovať pomôcť?

Implementovali sme ERP systém, čo ďalej?

Na konci celého procesu, teda od rozhodnutia začať používať informačný systém, cez jeho výber, až po implementáciu, nesmieme zabudnúť ani na kvalitné zaškolenie zamestnancov. Ak to firmy zanedbajú, môžu očakávať určitú mieru averzie či nespokojnosti. Nikto nemá rad zmeny a to ani zamestnanci, ktorí bez adekvátneho predstavenia informačnému systému nemôžu vedieť, ako ho majú správne používať a v čom presne im pomôže.

Pre používateľov informačného systému je rovnako dôležitá kvalitná zákaznícka podpora, na ktorú sa používateľ môže obrátiť v prípade akýchkoľvek otázok.

„Tri mesiace od implementácie som si z času na čas volal s konzultantom a zákazníckou linkou. Boli po ruke, kedykoľvek som potreboval poradiť. Oceňujem tiež, že mi zo Solitey pravidelne volajú a pýtajú sa, či všetko funguje v poriadku,” popisuje spoluprácu Štefan Paučo, Agrospa s.r.o.

ERP systém, ktorý je vždy v súlade s platnou legislatívou a dobrá komunikácia so zákazníkom, sú základom efektívneho vzťahu firmy a dodávateľa ERP systému.

O Money ERP

Ide o  ERP systém pre riadenie malých a stredných firiem. Vyniká najmä rýchlym nasadením, množstvom užitočných funkcií a dostupnou cenou. Ponúka široký výber nástrojov pokrývajúcich každodennú firemnú agendu skladu, účtovníctva, prácu so zákazníkmi, nákup a predaj tovaru vo veľkoobchode, v maloobchodnej predajni alebo cez e-shop. Vďaka modulárnosti systému si používatelia môžu vyskladať riešenie podľa svojich potrieb, či nechať si upraviť systém na mieru.